Delegowanie pracowników do pracy za granicą stało się codziennością wielu polskich firm. Choć delegowanie może wydawać się stosunkowo proste organizacyjnie, to wymaga precyzyjnego ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych. To kluczowe, ponieważ pracownik może podlegać ubezpieczeniom tylko jednego kraju – nigdy dwóch jednocześnie.

Podstawową zasadą wynikającą z przepisów unijnych jest zasada miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris). Zgodnie z nią, co do zasady, składki opłaca się w tym państwie, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Jednak delegowanie stanowi od tej zasady wyjątek. Jeżeli pracodawca wysyła pracownika do innego państwa Unii Europejskiej na okres do 24 miesięcy i pracownik nie zastępuje innej delegowanej osoby, może on nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Warunkiem jest także to, aby pracownik był objęty polskim ubezpieczeniem przez co najmniej miesiąc przed delegowaniem.

Ustalenie właściwego ustawodawstwa potwierdza zaświadczenie A1, wydawane przez ZUS. Dokument ten jest niezbędny zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy – chroni przed podwójnym oskładkowaniem i potwierdza, że składki należy opłacać w Polsce. W praktyce jego uzyskanie wymaga wykazania, że pracodawca prowadzi „normalną działalność” w Polsce, a delegowanie ma charakter tymczasowy i odbywa się na rzecz polskiego pracodawcy.

Z powyższego wynika, że delegowanie w analizy szeregu czynników: długości delegowania, charakteru pracy, historii ubezpieczenia pracownika, a także tego, czy delegowanie nie jest faktycznie stałym oddelegowaniem do pracy za granicą. Każde odstępstwo od standardowych warunków może skutkować obowiązkiem opłacania składek w państwie przyjmującym.