Praca zdalna i hybrydowa przemodelowały strukturę współczesnego rynku pracy, oferując pracownikom upragnioną elastyczność, a pracodawcom oszczędności logistyczne. Jednak to, co z perspektywy organizacji wydaje się nowoczesnym benefitem, stało się swego rodzaju wyzwaniem dla pracodawców. W świecie, w którym granica między domem a biurem uległa dużemu zatarciu, pracownicy coraz częściej logują się do systemów późnym wieczorem, odpisują na maile w nocy czy kończą zadania w weekendy. Dla pracodawcy to ryzyko – brak fizycznej kontroli nad pracownikiem nie zwalnia bowiem firmy z odpowiedzialności za przestrzeganie przepisów o czasie pracy.

Wielu pracodawców błędnie zakłada, że skoro pracownik wykonuje swoje obowiązki z domu i sam decyduje, kiedy zrobi przerwę na obiad czy odbiór dziecka ze szkoły, to dobowa struktura czasu pracy go nie obowiązuje. To jednak błąd. Kodeks pracy w art. 128 § 3 definiuje dobę pracowniczą jako 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem.

Wprowadzenie pracy zdalnej nie zawiesza tego przepisu. Jeśli pracownik w systemie podstawowym rozpoczyna pracę o godzinie 8:00, jego doba pracownicza kończy się o 8:00 dnia następnego. Jeżeli ten sam pracownik zaloguje się do systemu o godzinie 22:00, aby dokończyć projekt, to wygenerowane w ten sposób godziny mogą stanowić klasyczną pracę w nadgodzinach dobowych (art. 151 § 1 Kodeksu pracy). Co więcej, taka nocna aktywność niemal automatycznie narusza prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 § 1 Kodeksu pracy), którego co do zasady nie można skracać.

Największą pułapką „ukrytych nadgodzin” jest przeświadczenie, że skoro pracownik nie zgłosił formalnie pracy nadliczbowej, to problem nie istnieje. Jednak współczesny proces o zapłatę za nadgodziny nie opiera się już wyłącznie na zeznaniach świadków, ale na obiektywnych danych technologicznych. Sądy pracy przyjmują jako dowody:

• logi z serwerów firmowych i systemów VPN, pokazujące dokładne godziny aktywności na koncie pracownika.
• metadane dokumentów, w których zapisana jest godzina ostatniej modyfikacji.
• historię wysyłanych wiadomości e-mail oraz konwersacji na komunikatorach służbowych z widoczną sygnaturą czasową.

Rozwiązaniem na takie sytuacje może być:

• wprowadzenie ruchomego czasu pracy lub zadaniowego czasu pracy, jeśli okoliczności to uzasadniają,
• ustalenie procedury zgłaszania i akceptacji nadgodzin (w regulaminie może znaleźć się postanowienie, że praca w godzinach nadliczbowych wymaga zgody (choćby dorozumianej) przełożonego.
• wdrożenie technicznych blokad dostępowych – odcinanie dostępu do skrzynek służbowych i serwerów po godzinach pracy będzie automatyczną blokadą, o ile nie zostanie zgłoszony uzasadniony wniosek o konieczności pracy w godzinach nadliczbowych.