Poza przypadkami, kiedy pracodawca jest zobowiązany do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia pracownika niezależnie od jego zgody, istnieją również takie, kiedy pracownik może zezwolić na dokonywanie potrąceń. Zgoda pracownika na potrącenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. W związku z tym winna ona być ocenia z uwzględnieniem zasad dotyczących składania oświadczeń woli wyrażonych w kodeksie cywilnym.

Pracownik może wyrazić zgodę na potrącenie z jego wynagrodzenia zarówno należności przysługujących pracodawcy, jak i osobom trzecim (np. rat pożyczki). Przy czym powinność pracodawcy potrącenia za zgodą pracownika należności na rzecz osób trzecich nie jest obowiązkiem mającym swe źródło w przepisach prawa pracy. Nie dotyczy to jednak potrącenia z wynagrodzenia pracownika składki związkowej. Zgodnie z art. 33¹ § 1 ustawy o związkach zawodowych pracodawca, na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą pracownika, jest obowiązany pobierać z wynagrodzenia pracownika składkę związkową w zadeklarowanej przez niego wysokości.

Zgodnie z art. 90 § 1 kodeksu pracy zgoda pracownika na potrącenie winna zostać wyrażona na piśmie. Ustawodawca nie określił skutków niezachowania formy pisemnej. W związku z tym można spotkać się z poglądem, że forma pisemna zgody pracownika na potrącenie została zastrzeżona dla celów dowodowych i nie ma wpływu na ważność czynności prawnej. Z art. 73 § 1 kodeksu pracy w związku z art. 300 kodeksu pracy wynika bowiem, iż w przypadku gdy ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności. Natomiast art. 74 § 1 kodeksu pracy w związku z art. 300 kodeksu pracy stanowi, iż zastrzeżenie formy pisemnej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności.

Odmienny pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 1 października 1998 r., I PKN 366/98. Uznał on, iż „ustne lub dorozumiane wyrażenie zgody na dokonywanie potrąceń z jego wynagrodzenia za pracę innych należności niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 KP [kodeksu pracy] jest nieważne na podstawie art. 58 § 1 KC [kodeksu cywilnego] w związku z art. 91 KP i art. 300 KP. Sankcja bezwzględnej nieważności działa z mocą wsteczną (ex tunc).”.

Zgoda pracownika na dokonanie potrąceń z należnego mu wynagrodzenia za pracę powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności, której wysokość jest pracownikowi znana. Nie może mieć charakteru blankietowego.  W szczególności niedopuszczalne jest podpisanie przez pracownika zgody na potrącenie przez pracodawcę z wynagrodzenia za pracę wierzytelności, które mogą powstać w przyszłości.

Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że przepisy nie przewidują możliwości cofnięcia przez pracownika zgody na potrącenie. Przyjmuje się jednak, iż pracownik może cofnąć zgodę na potrącenie z jego wynagrodzenia należności przysługujących pracodawcy, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę. Natomiast zgoda pracownika na potrącenie przez pracodawcę należności innych osób może zostać cofnięta w każdej chwili, bez konieczności spełnienia dodatkowych warunków. Rzeczona zgoda nie jest oświadczeniem woli kształtującym stosunki prawne pracownika i pracodawcy. Pracownik może także uchylić się od skutków zgody powołując się również na jedną z wad oświadczenia woli, o których mowa w art. 82-87 kodeksu cywilnego.