Pracodawca, który zamierza rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę za wypowiedzeniem, musi złożyć mu oświadczenie spełniające szereg wymogów formalnych. Jednym z nich jest wskazanie przyczyny rozwiązania umowy. Przyczyna ta musi być konkretna, rzeczywista i pozostawać w związku przyczynowym z rozwiązaniem umowy.

„Podanie przyczyny oznacza wskazanie konkretnego zdarzenia lub zdarzeń, ewentualnie okoliczności, które – zdaniem pracodawcy – uzasadniają wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia. Opis przyczyny musi umożliwiać jej indywidualizację w miejscu i czasie. […] Podanie w wypowiedzeniu zarzutu „niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków” nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny (wyrok SN z 1.10.1997 r., I PKN 315/97, OSNAPiUS 1998/14, poz. 427).” (K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023).

Ustawodawca wyraźnie określił terminy ograniczające dopuszczalność rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Zgodnie z art. 52 § 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika nie może nastąpić po upływie 1 miesiąca od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.

Niestety żaden przepis nie reguluje tej kwestii w odniesieniu do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem. Dlatego też w pewnym uproszczeniu można przyjąć, że taki termin powinien być o wiele dłuższy niż w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Z drugiej strony należy pamiętać, że przepisy prawa pełnią funkcję ochronną wobec pracownika, a więc przyjęta wykładnia nie powinna prowadzić do utrzymywania po stronie pracownika stanu niepewności o dalszy los jego zatrudnienia.

Co ważne, pomiędzy wystąpieniem konkretnej przyczyny rozwiązania umowy o pracę a rozwiązaniem umowy o pracę za wypowiedzeniem musi zaistnieć pewien związek przyczynowy i czasowy. W tym świetle powoływanie się na uchybienie ze strony pracownika, które miało miejsce w odległej przeszłości i o którym pracodawca posiada od dawna wiedzę, wydaje się argumentem zbyt słabym do właściwego uzasadnienia wypowiedzenia, szczególnie jeśli pracownik w okresie bezpośrednio poprzedzającym wypowiedzenie wykonywał swoje obowiązki we właściwy sposób. Okoliczność powołana przez pracodawcę w wypowiedzeniu musi być przecież na tyle doniosła, że uzasadnia wypowiedzenie w konkretnych okolicznościach. Z tego względu każdą sytuację należy rozpoznawać indywidualnie – w świetle wszystkich okoliczności.