Pracodawcy, którzy tworzą Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, przekazują środki na rachunek Funduszu w dwóch ratach. Pierwszą z nich powinni przekazać do 31 maja, a drugą do 30 września. Do końca maja przekazywane jest co najmniej 75% odpisu podstawowego za dany rok. Do końca września natomiast – pozostałą część odpisów podstawowych i odpisy zwiększające.

Celem świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest zapewnienie pomocy materialnej osobom uprawnionym do świadczeń z Funduszu, a także łagodzenie różnic w poziomie życia. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zaś pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Wszystkie jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe muszą bezwzględnie tworzyć ZFŚS. Nie mają możliwości odstąpić od tego obowiązku. Natomiast pozostali pracodawcy mogą, po spełnieniu ściśle określonych warunków, od niego się zwolnić.

Warto pamiętać, że podmioty, które dobrowolnie tworzą fundusz (ze względu na stan zatrudnienia niższy niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) mogą przekazać odpisy w dowolnie ustalonym terminie.