Rozpoczyna się wrzesień, czyli miesiąc, którego ostatni dzień wyznacza ustawowy termin udzielenia pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za 2025 rok. To dobry moment, by zweryfikować stan urlopowy w firmie i podjąć odpowiednie działania.

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że zaległy urlop za 2025 roku musi zostać rozpoczęty najpóźniej 30 września 2026 roku. Urlop nie musi się skończyć w tym dniu, może trwać dłużej.

Warto również zwrócić uwagę na szczególne zasady dotyczące niewykorzystanego w ubiegłym roku urlopu na żądanie. „Pracodawca nie zobowiązuje pracownika do wykorzystania urlopu na żądanie, to pracownik zgłasza potrzebę jego wykorzystania. Pracownik nie ponosi konsekwencji niewykorzystania urlopu na żądanie, jeśli nie zgłasza potrzeby jego wykorzystania, korzysta tylko z planowanego urlopu wypoczynkowego. Zatem urlop na żądanie przechodzi na następny rok kalendarzowy jako zwykły urlop wypoczynkowy” (wyjaśnienie Państwowej Inspekcji Pracy).

Jeżeli pracownik nie chce wykorzystać zaległego urlopu przed 30 września, pracodawca może wysłać go na urlop jednostronną decyzją — bez jego zgody. To uprawnienie, potwierdzone w orzecznictwie Sądu Najwyższego, wynika z samej istoty obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy.

Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika w rozumieniu art. 282 Kodeksu pracy. PIP może nałożyć grzywnę od 2 000 zł do 60 000 zł — za każdy przypadek naruszenia. Co równie istotne, po 30 września rozpoczyna się bieg trzyletniego terminu przedawnienia roszczenia o urlop — pracownik może dochodzić jego udzielenia lub ekwiwalentu jeszcze przez 3 lata.

W najbliższym czasie pracodawcy powinni zidentyfikować tych pracowników, którzy nie wykorzystali urlopu za 2025 rok. W ciągu miesiąca należy zaplanować terminy, aby uniknąć konsekwencji wynikających z naruszenia przepisów o urlopach.