Pracownik wykonujący pracę zdalną – niezależnie od tego, czy jest to praca całkowicie zdalna, czy hybrydowa – musi mieć zapewnione warunki pozwalające na bezpieczne i higieniczne wykonywanie obowiązków. Wynika to z przepisów kodeksu pracy, które nakładają na pracodawcę obowiązek wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do pracy.

W praktyce oznacza to, że ergonomiczne krzesło, biurko czy oświetlenie, jeżeli są potrzebne do wykonywania pracy, mogą być traktowane jako element wyposażenia stanowiska pracy, a nie jako prywatna korzyść pracownika. Stanowisko to znajduje odzwierciedlenie również w interpretacjach podatkowych. W przypadku świadczeń związanych z pracą zdalną organy podatkowe konsekwentnie wskazują, że świadczenia niezbędne do wykonywania pracy nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, ponieważ są spełniane w interesie pracodawcy, a nie pracownika.

Interpretacje podatkowe wydawane w ostatnich latach wskazują, że, jeżeli meble są potrzebne do wykonywania pracy zdalnej i służą wyłącznie celom służbowym, to ich finansowanie nie generuje przychodu pracownika. Dotyczy to zarówno zakupu mebli przez pracodawcę i przekazania ich pracownikowi do używania, jak również zwrotu udokumentowanych kosztów poniesionych w tym zakresie przez pracownika. Ponadto pracodawca powinien określić zasady ich używania oraz zwrotu w przyszłości (np. w regulaminie pracy zdalnej).

Z drugiej strony przychód może powstać, jeśli:

• pracownik otrzymuje meble „na własność”, bez obowiązku zwrotu,
• meble mają charakter wyraźnie konsumpcyjny i nie są niezbędne do pracy,
• pracodawca nie potrafi wykazać związku świadczenia z obowiązkami służbowymi.

W takim przypadku wartość świadczenia powinna zostać doliczona do przychodu ze stosunku pracy i opodatkowana na zasadach ogólnych.