Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, a jeżeli pracownik korzysta z własnych – pracodawca zwraca koszty ich używania, w tym koszty energii elektrycznej. Zwrot kosztów może przybrać formę ryczałtu. Co do zasady środki przekazywane jako zwrot kosztów są neutralne podatkowo. Czy w przypadku zwracania zryczałtowanych kosztów Internetu i prądu będzie tak w każdym przypadku?

Kluczowy problem dotyczy sposobu kalkulacji. Organy podatkowe oczekują, że pracodawca potrafi wykazać, skąd wzięła się kwota ryczałtu: jaka jest moc urządzeń używanych do pracy, ile godzin pracownik faktycznie z nich korzysta, jaka jest stawka za kWh. Dopiero na tej podstawie można uznać, że ryczałt odzwierciedla realny koszt energii. Jeżeli kwota jest ustalona arbitralnie, bez związku z faktycznym zużyciem, fiskus traktuje ją jako przychód pracownika, który podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.

Wątpliwości pojawiają się również przy zwrocie kosztów Internetu. W wielu gospodarstwach domowych jest to wydatek stały, ponoszony niezależnie od pracy zdalnej. Jeżeli pracownik nie ponosi dodatkowych kosztów z tytułu wykonywania pracy, a pracodawca mimo to wypłaca ryczałt, świadczenie może zostać uznane za przychód. Organy zwracają uwagę, że zwrot musi dotyczyć kosztów faktycznie powstałych w związku z pracą, a nie ogólnych wydatków domowych.

W praktyce bezpieczne podejście polega na przygotowaniu krótkiej kalkulacji, która pokazuje sposób ustalenia ryczałtu, oraz na okresowej weryfikacji, czy przyjęte parametry nadal odpowiadają rzeczywistości. Pracodawca nie musi żądać od pracownika rachunków za prąd, ale powinien mieć wewnętrzne uzasadnienie wysokości świadczenia. Dzięki temu ryczałt pozostaje zwrotem kosztów, a nie dodatkowym benefitem, który generuje obowiązki podatkowe.