Zapewnienie pracownikom jednolitych strojów to powszechna praktyka w różnych branżach. Kluczowym problemem podatkowym staje się jednak rozróżnienie, kiedy przekazanie odzieży stanowi realizację obowiązków pracodawcy, a kiedy generuje u pracownika przychód z nieodpłatnych świadczeń podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Z perspektywy przepisów podatkowych oraz prawa pracy, odzież przekazywaną zatrudnionym należy podzielić na trzy kategorie:

1. Odzież robocza i ochronna: Wynika wprost z art. 237⁷ Kodeksu pracy. Jeśli odzież jest wymagana ze względu na wymogi sanitarne, bezpieczeństwo lub ochronę własnych ubrań pracownika przed zniszczeniem, jej wydanie jest zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tym przypadku wielkość ani widoczność logo nie mają żadnego znaczenia;

2. Odzież reprezentacyjna (korporacyjna): Służy budowaniu wizerunku firmy. Klasycznym przykładem są garnitury, garsonki lub markowe koszule;

3. Odzież prywatna: Ubrania przekazane pracownikowi bez żadnych cech charakterystycznych dla firmy, które może on swobodnie nosić w czasie wolnym. Taki strój zawsze stanowi przychód pracownika.

Aby odzież reprezentacyjna (np. elegancka koszula) nie została uznana za przychód pracownika, musi utracić swój osobisty charakter. Kluczowym elementem odcinającym cechy prywatne jest naniesienie logo firmy. Logo musi być umieszczone w sposób trwały (np. haft, sitodruk) oraz widoczny. Sam fakt umieszczenia logo na odzieży nie stanowi jednak automatycznej gwarancji bezpieczeństwa podatkowego. Jak wielokrotnie podkreślał Naczelny Sąd Administracyjny, kluczowym warunkiem wyłączenia ubrań reprezentacyjnych z przychodów pracownika jest całkowita utrata przez nie charakteru osobistego. Oznacza to, że strój swoim krojem, barwą lub unikalnym designem musi jednoznacznie kojarzyć się z wizerunkiem danej firmy, uniemożliwiając wykorzystanie go w celach prywatnych.

Miniaturowe, ukryte logo (np. na wewnętrznej stronie mankietu lub na dyskretnej metce) może zostać uznane przez kontrolerów za próbę obejścia przepisów, gdyż nie spełnia funkcji reklamowej, a pracownik może bez przeszkód korzystać z ubrania prywatnie. Logo musi jednoznacznie identyfikować pracownika z marką pracodawcy w kontaktach z klientami.

Dodatkowym argumentem chroniącym przed podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest wprowadzenie wewnętrznego regulaminu. Powinien on wprost obligować pracownika do noszenia stroju wyłącznie w godzinach pracy oraz nakładać obowiązek jego zwrotu lub rozliczenia po ustaniu zatrudnienia. Jeśli odzież pozostaje własnością firmy, a pracownik ma jedynie prawo do jej używania w celach służbowych, po stronie zatrudnionego nie powstaje przysporzenie majątkowe, a co za tym idzie, obowiązek zapłaty podatku.