Odpowiedzialność porządkową ponosi pracownik, który dopuścił się naruszenia swoich obowiązków pracowniczych. Ustawodawca przewidział katalog kar porządkowych oraz przypisał do nich naruszenia, za które daną karę można nałożyć. Aby było to możliwe, muszą zaistnieć dodatkowe przesłanki.

Do pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

• wina pracownika (co wynika z istoty tej odpowiedzialności oraz z art. 111 Kodeksu pracy),
• bezprawność zachowania pracownika, polegająca na naruszeniu obowiązków określonych w przepisie art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy.

Wina rozumiana jest jako niewłaściwy stosunek psychiczny pracownika do jego obowiązków. Jest to subiektywny element odpowiedzialności porządkowej. Ziszczenie się odpowiedzialności porządkowej pracownika może być następstwem zarówno winy umyślnej (mającej miejsce najczęściej), jak i nieumyślnej. Niemożność przypisania pracownikowi winy wyłącza jego odpowiedzialność. Taka sytuacja może mieć miejsce z uwagi na brak poczytalności, nieudolność, błąd oraz stan wyższej konieczności. Wskazane okoliczności stanowią przypadki wyłączające winę.

Bezprawność w przypadku odpowiedzialności porządkowej oznacza naruszenie określonego obowiązku pracowniczego. Ustawodawca określił zamknięty katalog naruszeń w art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy, czyli: 

• nieprzestrzeganie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
• nieprzestrzeganie przepisów bhp i przeciwpożarowych,
• nieprzestrzeganie przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy,
• opuszczanie pracy bez usprawiedliwienia,
• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwym lub spożywanie alkoholu
  w czasie pracy.

Może to być czyn jednorazowy lub ciągły, składający się z wielu przewinień. Jeżeli pracownik jednym zachowaniem narusza jednocześnie kilka obowiązków, to mówimy nie o kilku przewinieniach porządkowych, lecz o jednym, charakteryzującym się większą szkodliwością niż zachowanie naruszające jeden z tych obowiązków. Pracownik może być wtedy ukarany surowszą karą, ale ponosi za ten czyn odpowiedzialność tylko jeden raz.

Trzeba pamiętać, że naruszenie innych obowiązków pracowniczych niż wymienione powyżej nie uprawnia do zastosowania kary porządkowej.