Ustalając podstawę wynagrodzenia chorobowego pracodawca obowiązany jest stosować zasady obowiązujące przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (art. 92 § 2 kodeksu pracy). Zasady te zostały określone w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Podstawę wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zw. z art. 92 § 2 kodeksu pracy). Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem w/w okresu, podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia (art. 36 ust. 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zw. z art. 92 § 2 kodeksu pracy). Natomiast w przypadku, gdy niezdolność do pracy powstałaby przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia chorobowego, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie, które ubezpieczony będący pracownikiem osiągnąłby, gdyby pracował pełny miesiąc kalendarzowy (art. 37 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w zw. z art. 92 § 2 kodeksu pracy).

Wynagrodzenie będące podstawą ustalenia wynagrodzenia chorobowego stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi pomniejszone o składki finansowane przez pracownika na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (13,71%).

Niezwykle istotny przy ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego w przypadku przerw pomiędzy okresami pobierania zasiłków jest czas trwania tych przerw. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, podstawy wymiaru zasiłku nie ustala się na nowo, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy.

Wskazane powyżej zasady mają zastosowanie również przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku macierzyńskiego (art. 47 ustawy).

„Norma wyrażona w komentowanym przepisie wyłączająca potrzebę ustalania na nowo podstawy wymiaru zasiłku i nakazująca przyjęcie dla nowo nabytego zasiłku (nowego okresu korzystania z niego) podstawy ustalonej dla poprzednio nabytego świadczenia znajduje zastosowanie, o ile między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż miesiąc kalendarzowy, a więc jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem korzysta z prawa do zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rehabilitacyjnego bezpośrednio po zakończeniu pobierania zasiłku chorobowego lub po przerwie nie dłuższej niż jeden miesiąc. Tym samym zmiana wymiaru czasu pracy w warunkach określonych w art. 40 u.ś.p.u.s. [ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa], która uzasadniałaby przyjęcie za podstawę wymiaru zasiłku wynagrodzenia ustalonego dla nowego wymiaru czasu pracy, jeśli nastąpi w okresie nieprzerwanego korzystania przez ubezpieczonego pracownika ze świadczeń lub w okresie przerwy w korzystaniu między nimi nie dłuższej niż jeden miesiąc (uprzednio 3 miesiące), pozostaje bez wpływu na podstawę wymiaru nowo nabytego świadczenia.” (K. Stopka [w:] Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Komentarz, Warszawa 2022).

W treści art. 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ustawodawca nie posłużył się pojęciem „niezdolność do pracy”, lecz użył zwrotu: „okresy pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju”. Przyjmuje się, iż pojęcie to obejmuje również wynagrodzenie chorobowe (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 kwietnia 2005 r., sygn. akt I UK 372/04), jak i zasiłek macierzyński. Przepis art. 43 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa ma zatem zastosowanie, w sytuacji, gdy niezdolność do pracy powstała po okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego. Tym samym, jeżeli po zakończeniu pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownica zachorowała, a przerwa pomiędzy okresem pobierania zasiłku macierzyńskiego i wynagrodzenia chorobowego nie jest dłuższa niż miesiąc, pracodawca nie ma obowiązku ustalenia na nowo podstawy wynagrodzenia chorobowego. Natomiast w przypadku, gdy przerwa przekraczała wskazany okres, konieczne jest ustalenie podstawy wynagrodzenia chorobowego na nowo.

„Należy jednak zauważyć, że w języku prawniczym zgodnie przyjęto, że wykładni art. 43 u.ś.p.u.s. [ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa] należy dokonać z uwzględnieniem art. 36 ust. 4 tej ustawy, który stanowi, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia uzyskanego u płatnika składek w okresie nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, w trakcie, którego powstała niezdolność do pracy. Tym samym art. 43 u.ś.p.u.s. [ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa] może mieć zastosowanie tylko w przypadku ponownego powstania prawa np. do zasiłku chorobowego (ponownej niezdolności do pracy) lub prawa do innego świadczenia w czasie trwania tego samego stosunku prawnego stanowiącego tytuł podlegania ubezpieczeniu chorobowemu, co obejmuje również zmiany podmiotowe w rozumieniu art. 23¹ k.p. [kodeksu pracy], ewentualnie nowego stosunku, ale pomiędzy tymi samymi stronami. Tym samym jeśli dochodzi do zmiany pracodawcy (płatnika składek) i niezdolność do pracy pracownika powstaje w trakcie zatrudnienia u nowego pracodawcy, to art. 43 u.ś.p.u.s. [ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa] nie znajduje zastosowania, a podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się na nowo na podstawie art. 36 ust. 2 lub art. 37 u.ś.p.u.s. [ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa], z uwzględnieniem wynagrodzenia przysługującego pracownikowi u tego nowego pracodawcy nawet wtedy, gdy między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe, a na mocy noweli z 24.06.2021 r. miesiąc kalendarzowy.” (K. Stopka [w:] Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Komentarz, Warszawa 2022).