Rozliczenie urlopu wypoczynkowego w naturze to jeden z obowiązków pracodawcy. Jeśli przy rozstaniu z pracownikiem z przyczyn obiektywnych nie jest możliwe wykorzystanie go w naturze, to art. 171 § 1 Kodeksu pracy nakłada bezwzględny nakaz wypłaty ekwiwalentu pieniężnego. Choć samo wyliczenie matematyczne współczynnika urlopowego bywa dla działów kadr codziennością, to podatkowe i składkowe ujęcie tej kwoty na liście płac może kryć w sobie pewne pułapki.

Powszechnym mitem w obrocie gospodarczym jest traktowanie ekwiwalentu urlopowego jako formy odszkodowania za utracone prawo do wypoczynku. Taka błędna interpretacja prowadzi do prób zwolnienia tej kwoty z opodatkowania na podstawie przepisów o odszkodowaniach (art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Sądy administracyjne oraz Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stoją w tym zakresie na twardym i jednolitym stanowisku. Ekwiwalent za urlop nie ma charakteru odszkodowawczego – jest substytutem normalnego wynagrodzenia za pracę, które pracownik otrzymałby, gdyby przebywał na urlopie w naturze. Z tego względu:

• wypłacona kwota stanowi przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• pracodawca jako płatnik ma bezwzględny obowiązek pobrać od tej sumy zaliczkę na podatek dochodowy na zasadach ogólnych, stosując skalę podatkową;
• nie ma znaczenia, czy wypłata następuje w ostatnim dniu zatrudnienia, czy już po rozwiązaniu umowy o pracę. Źródło przychodu pozostaje niezmienne.

Kolejnym problemem może być sytuacja, w której ekwiwalent jest wypłacany już po formalnym ustaniu stosunku pracy (np. w kolejnym miesiącu, w standardowym terminie wypłat obowiązującym w firmie). W takim przypadku, przy obliczaniu zaliczki na podatek od wypłacanego ekwiwalentu pracodawca nadal ma prawo zastosować standardowe koszty uzyskania przychodów, o ile pracownik w tym miesiącu nie podjął pracy gdzie indziej i nie złożył oświadczenia o rezygnacji z ich stosowania. Płatnik nie może jednak zastosować kwoty zmniejszającej podatek, ponieważ uprawnienie to bezwzględnie wygasa z końcem miesiąca, w którym ustał stosunek pracy.