Potrącenia z pensji stanowią wyjątek od zasady ochrony wynagrodzenia. Zasady dokonywania potrąceń ustawodawca określił w art. 87 i następnych kodeksu pracy.  Co do zasady można rozróżnić dwa rodzaje potrąceń z wynagrodzenia pracownika: dokonywane za zgodą pracownika i takie, które nie wymagają zgody pracownika.

Bez zgody pracownika można potrącać:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne z tytułu odpowiedzialności porządkowej (wszystkie powyższe wymienione w art. 87 ust. 1 kodeksu pracy), a także
• kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (art. 87 ust. 7 kodeksu pracy) – w ścisłym rozumieniu nie jest to potrącenie należności pracodawcy, lecz odliczenie wynagrodzenia bezpodstawnie wypłaconego za okres nieobecności w pracy.

Z art. 91 § 1 kodeksu pracy wynika, iż należności inne niż wyżej wymienione mogą zostać potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. „W piśmiennictwie trafnie wskazuje się, że art. 91 § 1 k.p. [kodeksu pracy] zawiera trzy warunki, które muszą zaistnieć łącznie po stronie pracownika. Pierwszym jest dobrowolność zachowania pracownika, drugim jego świadomość istnienia zobowiązania i jego wysokości, trzecim zaś forma pisemna zgody.” (P. Prusinowski [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022). Wobec tego, że wyrażenie zgody jest czynnością jednostronną to może zostać ona w każdym czasie cofnięta. Pracodawca powinien wtedy zaprzestać potrąceń dokonywanych na podstawie zgody pracownika.

„Zgoda na potrącenie ma nastąpić na piśmie. W przepisie nie zastrzeżono skutku niezachowania tej formy. Orzecznictwo, kierując się charakterem przepisu, uznało, że wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie bez zachowania formy pisemnej (ustnie lub w sposób dorozumiany) jest nieważne. Pogląd ten w literaturze przedmiotu jest kontestowany. Zgoda na potrącenie jest wyjątkiem od zakazu dokonywania czynności dyspozytywnych dotyczących prawa do wynagrodzenia. W tym ujęciu nieprzekonujące jest stanowisko, że uchybienie warunkom wyjątku (w zakresie formy) skutkuje nieważnością na podstawie art. 58 § 1 k.c. [kodeksu cywilnego] w zw. z art. 300 k.p. [kodeksu pracy]. Istotą relacji zachodzącej między wskazaną zasadą a wyjątkiem jest istnienie akceptowanego przez pracownika roszczenia oraz zamiar uniknięcia sądowego dochodzenia należności. Sprawia to, że pisemna forma wyrażenia zgody nie może być postrzegana w kontekście skutku nieważności. Nie ma podstaw do twierdzenia, że koncyliacyjne zachowanie stron stosunku pracy, jedynie ze względu na brak formy pisemnej, niweczy ich wolę. Niezależnie od tego, brak przeciwwskazań z art. 300 k.p. do niestosowania art. 73 § 1 i art. 74 § 1 k.c. Stanowią one, że brak zachowania formy pisemnej skutkuje nieważnością tylko wówczas, gdy ustawa przewiduje taki rygor. W pozostałych przypadkach jej niedochowanie ma znaczenie dowodowe.” (P. Prusinowski [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

W przypadku potrąceń dokonywanych na podstawie zgody pracownika zastosowanie ma również kwota wolne od potrąceń, o której mowa w art. 91 § 2 kodeksu pracy. Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący.