30 września 2026 roku minął ustawowy termin na udzielenie pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za 2025 rok (art. 168 Kodeksu pracy). Tego samego dnia upłynął też trzyletni termin przedawnienia roszczenia o urlop zaległy za 2022 rok. Te dwa terminy mogą być ze sobą mylone, choć oznaczają coś zupełnie innego.

Art. 168 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia zaległego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przekroczenie tego terminu nie powoduje jednak, że prawo pracownika do urlopu automatycznie wygasa. Obowiązek udzielenia urlopu trwa nadal. Pracodawca musi go zrealizować tak szybko, jak to możliwe, nawet po 30 września. Niedotrzymanie terminu z art. 168 Kodeksu pracy jest jednak wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy), zagrożonym grzywną od 2 000 do 60 000 zł.

Pracodawca nie jest przy tym bezbronny wobec pracownika, który unika wykorzystania zaległego urlopu. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z 24 stycznia 2006 roku, I PK 124/05) pracodawca może jednostronnie wyznaczyć pracownikowi termin zaległego urlopu, nawet bez jego zgody, w szczególności, gdy wcześniej bezskutecznie wzywał go do zaplanowania tego urlopu. Wykazanie, że podjął takie działania, chroni pracodawcę przed odpowiedzialnością za wykroczenie, nawet jeśli urlop ostatecznie nie został wykorzystany w ustawowym terminie z przyczyn leżących po stronie pracownika.

Trzeba pamiętać, że roszczenie pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się na zasadach ogólnych, czyli po trzech latach od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). W praktyce orzeczniczej przyjmuje się, że dla urlopu zaległego bieg przedawnienia liczy się od 1 października roku, w którym upłynął ustawowy termin na jego udzielenie. Dlatego urlop zaległy za 2022 rok (termin udzielenia: 30 września 2023 roku) przedawnił się właśnie 30 września 2026 roku.

Dla urlopu za 2025 rok, którego termin udzielenia minął 30 września 2026 roku, bieg przedawnienia dopiero się rozpoczął – realnie przepadnie on dopiero 30 września 2029 roku, o ile wcześniej nie zostanie wykorzystany.

Przekroczenie terminu z art. 168 Kodeksu pracy nie zwalnia więc pracodawcy z obowiązku udzielenia urlopu. Wręcz przeciwnie, naraża go dodatkowo na odpowiedzialność wykroczeniową. W praktyce oznacza to, że 30 września wyznacza granicę odpowiedzialności pracodawcy, a nie granicę trwania prawa pracownika do urlopu. To dwa odrębne terminy, rządzące się różnymi przepisami i prowadzące do zupełnie innych skutków: jeden grozi grzywną za samo niedotrzymanie terminu, drugi – dopiero po trzech latach – oznacza definitywną utratę możliwości dochodzenia urlopu.