Pracodawca może finansować pracownikowi kurs specjalistyczny, szkolenie branżowe lub warsztat związany z wykonywaną pracą. To, czy taka forma wsparcia generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy i obowiązek zapłaty podatku zależy od jednego kluczowego czynnika: czy szkolenie odbywa się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą i służy podnoszeniu kwalifikacji zawodowych.

Sfinansowanie przez pracodawcę kosztów szkolenia stanowi co do zasady przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych — pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie o wymiernej wartości majątkowej. Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku zapłaty podatku. Artykuł 21 ust. 1 pkt 90 tej samej ustawy zwalnia z podatku wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Przepisami, do których odsyła ta regulacja, są przede wszystkim art. 103¹–103⁵ Kodeksu pracy, regulujące podnoszenie kwalifikacji z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.

Zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych przysługuje, gdy spełnione są łącznie dwa warunki. Po pierwsze, szkolenie musi odbywać się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą — wyrażoną wprost lub w sposób dorozumiany. Po drugie, musi służyć podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, czyli zdobywaniu lub uzupełnianiu wiedzy i umiejętności związanych z wykonywaną przez pracownika pracą. Jeśli oba warunki są spełnione, pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości świadczenia — niezależnie od tego, czy chodzi o kilkugodzinny kurs, szkolenie specjalistyczne, czy kurs językowy bezpośrednio związany z wykonywaną pracą.

Zwolnienie nie obejmuje wszystkich świadczeń towarzyszących szkoleniu. Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Nie ma w tym przypadku znaczenia, że jest ściśle związane z procesem kształcenia. To ważny niuans, który bywa pomijany.

Zwolnienie nie dotyczy też szkoleń podejmowanych wyłącznie z własnej inicjatywy pracownika — bez wiedzy i zgody pracodawcy. Jeśli pracownik sam zapisał się na kurs, a dopiero później zwrócił się o refundację, organy podatkowe mogą zakwestionować zwolnienie, uznając, że brakuje elementu uprzedniej zgody pracodawcy. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest kierowanie pracownika na szkolenie przez pracodawcę lub uzyskanie jego zgody przed rozpoczęciem kursu.

Odrębną kategorię stanowią szkolenia niemające związku z wykonywaną pracą. Tu zwolnienie nie przysługuje. Wartość świadczenia stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Granica między szkoleniem zawodowym a ogólnorozwojowym bywa płynna, dlatego też należy każdy przypadek rozpoznawać indywidualnie.

Warto pamiętać, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dotyczy wyłącznie świadczeń przyznanych przez pracodawcę w ramach stosunku pracy. Sfinansowanie szkolenia dla zleceniobiorcy nie korzysta z tego zwolnienia. Wartość świadczenia dolicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście i opodatkowuje łącznie z wynagrodzeniem z umowy zlecenia.