Premia powitalna jest zachętą finansową w ramach procesu rekrutacji, która nie wymaga żadnych dodatkowych formalności. W praktyce bywa jednak źródłem całkiem niebanalnego problemu podatkowego: w momencie jej wypłaty osoba, która ją otrzymuje, może formalnie nie być jeszcze pracownikiem. A to, czy nim jest, czy jeszcze nie, decyduje o tym, czy od tej kwoty w ogóle trzeba pobrać zaliczkę na podatek.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychodem są pieniądze i wartości pieniężne otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika. Decyduje więc moment faktycznego otrzymania środków, a nie okres, którego świadczenie dotyczy ani moment, w którym świadczenie zostało „zarobione”. To ta kasowa metoda ustalania przychodu sprawia, że premia powitalna, wypłacona jednorazowo i z góry, rodzi pytanie o jej kwalifikację już w dniu przelewu, niezależnie od tego, że dotyczy dopiero rozpoczynającego się zatrudnienia.

Dla prawidłowego ustalenia źródła przychodów, kluczowe znaczenie ma to, czy w momencie wypłaty premii pomiędzy stronami istnieje już stosunek pracy. Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych posługuje się bardzo szerokim, otwartym katalogiem: za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, bez względu na źródło ich finansowania, a orzecznictwo i interpretacje podatkowe konsekwentnie podkreślają, że liczy się każde realne przysporzenie majątkowe, którego podatnik nie otrzymałby, gdyby nie łączący go z pracodawcą stosunek pracy.

Jeżeli więc premia zostaje wypłacona po podpisaniu umowy o pracę — nawet jeśli jeszcze przed dniem faktycznego rozpoczęcia wykonywania obowiązków wskazanym w umowie — mamy do czynienia z przychodem ze stosunku pracy. Pracodawca jako płatnik musi od razu pobrać zaliczkę na zasadach ogólnych.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy premia trafia na konto osoby, która w momencie wypłaty jest jeszcze wyłącznie kandydatem (np. otrzymała ofertę i zaakceptowała warunki ustnie lub mailowo, ale formalna umowa o pracę nie została jeszcze zawarta). W takim przypadku nie ma jeszcze stosunku pracy, więc świadczenie nie może być kwalifikowane na podstawie art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ugruntowaną linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej takie świadczenie stanowi przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Różnica w kwalifikacji źródła przychodów ma bardzo konkretne skutki organizacyjne. Przy przychodzie ze stosunku pracy pracodawca pobiera zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych na bieżąco od pełnej kwoty premii. Przy przychodzie z innych źródeł firma nie pobiera żadnej zaliczki. Ma jedynie obowiązek sporządzić informację PIT-11 na koniec roku, a sam podatnik rozlicza ten przychód dopiero w swoim rocznym zeznaniu.

Z powyższego wynika, że datę wypłaty premii powitalnej trzeba zawsze zestawić z datą zawarcia umowy o pracę, a nie z datą faktycznego rozpoczęcia wykonywania obowiązków. Różnica kilku dni między byciem kandydatem a pracownikiem decyduje o tym, czy przelew trzeba pomniejszyć o zaliczkę na podatek, czy wypłacić w pełnej kwocie z obowiązkiem jedynie sprawozdawczym.