Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W tym celu w zakładzie pracy ustala się plan urlopów. Urlop niewykorzystany w roku, za który przysługuje, staje się urlopem zaległym.

Co do zasady zgodnie z art. 163 kodeksu pracy urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Jeżeli urlop nie zostanie wykorzystany w przedmiotowy sposób, to pracodawca winien udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego – na podstawie art. 168 kodeksu pracy. Inaczej rzecz ujmując, niewykorzystane dni urlopu w 2023 roku powinny zostać udzielone do 30 września 2023 roku. Przy czym, urlop zaległy przysługuje pracownikowi w pierwszej kolejności, przed urlopem bieżącym.

Jeżeli pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie wskazanym w cytowanym przepisie to naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Takie naruszenie jest zagrożone grzywną w kwocie od 1.000 do 30.000 zł (art. 282 § 1 pkt 2 kodeksu pracy). Pracodawca może się uchronić przed popełnieniem wykroczenia wysyłając pracownika samodzielnie, bez wcześniejszego uzgadniania z nim, na zaległy urlop wypoczynkowy. Przy czym, aby skorzystać z tego uprawnienia, pracodawca musi wykazać, iż występował do pracownika o zaplanowanie wykorzystania zaległego urlopu, a ten ignorował jego prośby. Z orzecznictwa wynika, że sprzeciw pracownika wobec udzielenia przez pracodawcę zaległego urlopu może być traktowany jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (naruszanie ustalonej organizacji pracy) i skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną. Co więcej „Sąd Najwyższy w wyroku z 5.12.2000 r., I PKN 121/00, stanął na stanowisku, że zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Jeżeli zatem pracownik samowolnie i bez wiedzy (zgody) pracodawcy rozpocznie wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, to takie jego zachowanie może być potraktowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 k.p. [kodeksu pracy], nawet jeżeli działanie takie pracownik podjął wobec nieudzielania mu, w przewidzianym prawem terminie, zaległego urlopu.” (A. Kosut [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022).

Oczywiście trzeba pamiętać, że nawet jeżeli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu przed 30 września kolejnego roku to nie traci do niego prawa. Przedmiotowe uprawnienie nie wygaśnie, dopóki nie nastąpi przedawnienie roszczenia o urlop (roszczenia ze stosunki pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne).