Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Najczęstszą praktyką jest wypłacanie wynagrodzenia ostatniego dnia roboczego danego miesiąca albo do 10 dnia kolejnego miesiąca.

W art. 85 § 2 kodeksu pracy ustawodawca wprowadził zasadę, zgodnie z którą wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Pracodawca powinien wyznaczyć stały i ustalony z góry termin wypłaty wynagrodzenia w treści układu zbiorowego pracy lub w regulaminie pracy. Natomiast pracodawca, który nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy, określa termin i czas wypłaty wynagrodzenia w informacji o warunkach zatrudnienia, którą powinien przekazać na piśmie każdemu pracownikowi w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Tryb przeprowadzenia zmiany, która będzie polegała na przykład na przesunięciu terminu wypłaty wynagrodzenie z ostatniego dnia roboczego miesiąca na 10 dzień następnego miesiąca kalendarzowego, przedstawia stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy nr GPP-471-4560-26/09/PE/RP dotyczące zmiany miejsca oraz terminu wypłaty wynagrodzenia.

W świetle wskazanego stanowiska termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia określa regulamin pracy. Oznacza to zatem, że zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia powinna nastąpić w drodze zmiany regulaminu pracy, która zgodnie zaś z art. 104³ § 1 kodeksu pracy wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W konsekwencji, zmiana regulaminu pracy po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników zmienia dotychczasowe obowiązki pracodawcy związane z terminem wypłaty wynagrodzenia.

Omawiana zmiana wejdzie w życie z zachowaniem wskazanego terminu nawet wtedy, gdy nowy termin wypłaty wynagrodzenia jest mniej korzystny dla pracowników niż przewidywał to regulamin dotychczasowy. Zmiana regulaminu nie wymaga dla swej skuteczności wypowiedzenia warunków pracy i płacy albo porozumienia zmieniającego.

„Z kolei, jeśli kwestie terminu i miejsca wypłaty wynagrodzenia zostały również zamieszczone w umowie o pracę, to zdaniem Departamentu Prawnego ich zmiana również nie powinna skutkować koniecznością wręczenia wypowiedzenia zmieniającego albo porozumienia zmieniającego. Należy bowiem pamiętać, że wypowiedzenia zmieniającego wymaga przede wszystkim istotna zmiana wynikających z umowy warunków pracy i (lub) płacy. Ponadto, patrząc na treść art. 29 k.p., trudno uznać, iż informacje dotyczące miejsca i terminu wypłaty wynagrodzenia mieszczą się w pojęciu warunków pracy i płacy wynikających z umowy, skoro przepis art. 29 § 3 k.p. nakazuje podanie tego rodzaju informacji na piśmie w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy (oczywiście tylko w przypadku gdy pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy)” (stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy nr GPP-471-4560-26/09/PE/RP dotyczące zmiany miejsca oraz terminu wypłaty wynagrodzenia).