Pracodawca jest obowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami. Zakres obowiązków pracownika to opis zadań i odpowiedzialności, które pracownik ma wykonywać na swoim stanowisku. Dokument ten precyzuje, jakie zadania spoczywają na pracowniku i za co może być rozliczany przez pracodawcę.

Wskazane wyżej zobowiązanie wynika wprost z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy. „Obowiązek pracodawcy zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach, z jednej strony, mieści się w ramach ogólnego obowiązku dbałości o interesy pracownika, a z drugiej – stanowi wyraz dbałości o własne interesy przez podejmowanie działań zmierzających do należytego wykonania zobowiązania przez pracownika” (Kodeks pracy. Regulacje Covid-19 w prawie pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk).

Ustawodawca nie zastrzegł formy, w jakiej pracodawca powinien przekazać pracownikowi powyższe informacje. Zatem należy przyjąć, że pracodawca może wypełnić swój obowiązek w dowolnej formie. Najprostszym sposobem realizacji obowiązku przekazania pracownikowi informacji o zakresie obowiązków jest przekazanie ich w formie ustnej. Taką możliwość przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 7 stycznia 1998 roku, sygn. akt I PKN 457/97 i jest to również dopuszczane przez doktrynę. Dodatkowo Sąd Najwyższy zgodził się ze stanowiskiem, że akceptowalne prawnie jest również umieszczenie informacji o zakresie obowiązków w intranet, ponieważ umożliwiają to obecne warunki techniczne (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2024 roku, sygn. III PSK 26/23). Co ważne, brak jednoznacznego potwierdzenia przez pracownika, czy zapoznał się z zakresem zadań zamieszczonym w intranecie, nie ma znaczenia.

Choć nie ma wymogu formy pisemnej dla realizacji omawianego obowiązku, to w interesie pracodawcy jest, aby uzyskał od pracownika pisemne potwierdzenie udzielonych mu wskazówek lub instruktażu stanowiskowego. Może to mieć kluczowe znaczenie przy odpieraniu argumentów pracownika dotyczących niewykonania obowiązku czy też niewłaściwego wykonywania pracy.