Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze. Jeśli jednak dojdzie do ustania zatrudnienia, a pracownik do tego czasu nie wykorzysta w pełni przysługującego mu urlopu, to pracodawca musi wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Zasady ustalenia jego wysokości zostały wskazane w rozporządzeniu z 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Podstawowym wskaźnikiem niezbędnym dla ustalenia wysokości ekwiwalentu pieniężnego jest współczynnik urlopowy. Jego wysokość wylicza się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Wysokość wskaźnika ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę występujących w tym roku niedziel, świąt i innych dni wolnych od pracy, a wynik dzieli przez dwanaście miesięcy. W 2026 roku wynosi on 20,92. Współczynnik ten obniża się proporcjonalnie, jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy.

W każdym przypadku stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacenia ekwiwalentu, niezależnie od tego, czy dotyczy on urlopu z danego roku, czy przeniesionego z roku poprzedniego. Decydujące znaczenie ma w takim przypadku moment nabycia przez pracownika prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a więc dzień rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.