Wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu osiągania przychodów stanowią dla niego koszty uzyskania przychodów. Nie da się ukryć, że koszty związane z zatrudnieniem pracownika, w tym wypłacone wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenie społeczne, są ponoszone w celu generowania przychodów przedsiębiorcy.

Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a) jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a) znajdują się przepisy, na podstawie których ustawodawca dopuścił zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów opłaconych w terminie składek z tytułu należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w części finansowanej przez płatnika.

Zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych obowiązującym od 1 stycznia 2023 roku:

Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.

Odpowiednia regulacja znajduje się także w art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Na tej podstawie należy przyjąć, że wynagrodzenia za październik, a wypłacane do 10 listopada oraz składki naliczone od tych wynagrodzeń, których termin płatności upłynie 15 lub 20 grudnia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w październiku. Wątpliwości może budzić fakt, że w chwili zaliczenia składek do kosztów płatnik nie ma jeszcze pewności co do tego, czy składki zostaną opłacone w terminie. Jeżeli nastąpi przekroczenie terminu płatności to składki nie powinny być ujęte w kosztach na zasadach określonych w przywołanych wyżej przepisach, a dopiero w miesiącu, w którym zostały opłacone.