Pracodawca jest administratorem danych osobowych swoich pracowników. Pewne dane osobowe przetwarza na podstawie ustawy, inne w oparciu o zgodę pracownika. W każdym przypadku przetwarzaniem rządzą zasady określone przepisami prawa. Pracodawca nie ma w tym zakresie dowolności.

Dane osobowe muszą być adekwatne i nie mogą być nadmierne do celów, dla których są przetwarzane. Publikowanie danych pracowników na stronie internetowej pracodawcy musi czynić zadość wskazanym zasadom. Na ogół znajdują się tam imiona i nazwiska pracowników, ich służbowe adresy mailowe i numery telefonów. Konieczność publikowania takich informacji może wiązać się z realizacją celów gospodarczych pracodawcy.

W omawianym zakresie warto odwołać się do nadal aktualnego orzeczenia Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2003 roku.  „Nazwisko (i imię) jest skierowanym na zewnątrz znakiem rozpoznawczym osoby fizycznej i ujawnienie go w celu jej identyfikacji nie może być zasadniczo uznane za bezprawne, o ile nie łączy się z naruszeniem innego dobra osobistego, np. czci, prywatności lub godności osobistej. 2. Ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika” (wyrok Sądu Najwyższego, sygn. I PK 590/02).

Dane identyfikujące pracownika z pracodawcą w wielu sytuacjach mają istotne znaczenie z punktu widzenia nawiązania i podtrzymania relacji z kontrahentami i klientami pracodawcy. Dlatego też przyjmuje się, że pracodawca może udostępniać podstawowe dane takie jak imiona, nazwiska, służbowe numery telefonów, czy adresy e-mail swoich pracowników. Nie jest już jednak w tym zakresie uzasadnione publikowanie informacji o życiu prywatnym pracowników, w tym wiadomości o ich zainteresowaniach, czy sposobach spędzania czasu wolnego. Jeśli pracodawca chce zawrzeć takie informacje na swojej stronie internetowej, to musi uzyskać odpowiednią zgodę pracownika, którego dane dotyczą.