Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Powinien to zrobić w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli strony nie zamierzają nawiązać kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

W art. 97 § 2 kodeksu pracy ustawodawca wymienia katalog informacji, jakie powinny znaleźć się w treści świadectwa pracy. Ponadto szczegółową treść świadectwa pracy oraz pomocniczy wzór świadectwa pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy.

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Jak wynika z § 2 przywołanego wyżej rozporządzenia dotyczą one:

• okresu lub okresów zatrudnienia;
• wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;
• rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;
• trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;
• okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36 ze znaczkiem 1 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”;
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 148 ze znaczkiem 1 § 1 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;
• urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu ojcowskiego;
• wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;
• okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186 ze znaczkiem 8 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;
• zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni pracy zdalnej, przewidzianej w art. 67 ze znaczkiem 33 § 1 Kodeksu pracy, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;
• okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;
• okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze;
• wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;
• okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;
• zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;
• należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;
• informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Ponadto w świadectwie pracy powinno zostać zamieszczone pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie do wystąpienia z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od otrzymania tego dokumentu, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy przez pracodawcę, a w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy (§ 2 ust. 2 rozporządzenia).

Pomocniczy wzór świadectwa pracy stanowi załącznik do omawianego rozporządzenia.