Długotrwała absencja pracownika związana z rodzicielstwem to dla działów kadr i płac wyzwanie nie tylko organizacyjne, ale przede wszystkim rozliczeniowe. Najwięcej wątpliwości budzi sytuacja, w której pracownica tuż po powrocie z urlopu wychowawczego przedkłada zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy. Ponieważ w okresie bezpośrednio poprzedzającym chorobę kobieta nie uzyskiwała wynagrodzenia, ustalenie podstawy wymiaru świadczenia chorobowego wymaga zastosowania specyficznych reguł ustawy zasiłkowej.

Główną zasadą przy obliczaniu zasiłku chorobowego jest przyjmowanie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w art. 38 ust. 2 wprowadza jednak bezwzględny nakaz wyłączania z tego okresu miesięcy, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, a urlop wychowawczy jest taką właśnie przyczyną.

Z punktu widzenia naliczania świadczeń oznacza to dwa scenariusze:

• choroba bezpośrednio po wychowawczym: Jeśli pracownica idzie na zwolnienie od pierwszego dnia po zakończeniu urlopu wychowawczego, w okresie 12 miesięcy poprzedzających nie ma ani jednego miesiąca, z którego można wyliczyć średnią. W takim przypadku podstawę ustala się na podstawie wynagrodzenia, które pracownica osiągnęłaby, gdyby przepracowała pełny miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (tzw. dopełnienie podstawy do kwoty z umowy).
• choroba po krótkim powrocie: Jeśli pracownica wróciła do pracy, przepracowała np. dwa tygodnie i zachorowała, zastosowanie znajduje ta sama zasada. Miesiące urlopu wychowawczego są całkowicie pomijane w kalkulacji.

Największym dylematem dla kadr jest sytuacja, gdy pracownica wraca do firmy po dwu- lub trzyletniej przerwie, a jej wynagrodzenie zasadnicze wpisane w umowie (nieaneksowane w trakcie nieobecności) jest niższe niż aktualna, obowiązująca w 2026 roku płaca minimalna (4806 zł brutto). Zgodnie z art. 45 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą 13,71%.

Warto pamiętać, że to podwyższenie dotyczy wyłącznie podstawy wymiaru zasiłku na liście płac – nie oznacza ono automatycznego, trwałego podniesienia pensji zasadniczej w samej umowie o pracę, o ile pracodawca nie dokonał wcześniejszego aneksowania warunków zatrudnienia.