Urlop okolicznościowy przysługuje w związku z zaistnieniem szczególnych sytuacji życiowych, jak na przykład ślubu pracownika lub jego dziecka, urodzenia się dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy, siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Pracownikowi mogą przysługiwać jeden albo dwa dni urlopu okolicznościowego. Wymiar tego urlopu jest uzależniony od zdarzenia uzasadniającego jego udzielenie i wynosi:

• 2 dni w razie: ślubu pracownika, urodzenia się jego dziecka, zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień w razie: ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Trzeba mieć na względzie, że urlop okolicznościowy nie musi zostać udzielony w dniu, w którym miało miejsce zdarzenie stanowiące jego podstawę. Może to nastąpić w innym czasie, ale czas ten powinien być powiązany ze zdarzeniem, w związku, z którym urlop jest udzielany.

W każdym przypadku urlop okolicznościowy udzielany jest na wniosek pracownika. Z przepisów nie wynika forma ani treści takiego wniosku. Mogą one zostać doprecyzowane przez przepisy wewnątrzzakładowe. Pracodawca może także żądać od pracownika przedstawienia dokumentów (lub innych dowodów) potwierdzających zdarzenia uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego. Mogą być towszelkiego rodzaju dokumenty, wydane przez właściwe organy administracyjne, z których wynika, iż miało miejsce zdarzenie, które upoważnia pracownika do wystąpienia z wnioskiem o udzielenie urlopu okolicznościowego. Takimi dokumentami są na przykład:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka,
• odpis skrócony aktu małżeństwa,
• odpis skrócony aktu zgonu.

Nie zawsze pracownik dysponuje stosownymi dokumentami już w momencie wnioskowania o urlop okolicznościowy. Jeśli są one oczekiwane przez pracodawcę to pracownik powinien zobowiązać się do ich przedłożenia niezwłocznie po ich uzyskaniu.