Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku prowadzenia listy obecności. Dokumentem, który pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika jest ewidencja czasu pracy, określająca godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Jednak w wielu zakładach pracy prowadzi się listy obecności.

Lista obecności stanowi podstawowy dokument, służący potwierdzaniu stawienia się w pracy w poszczególnych dniach. Można w niej również ewidencjonować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Zazwyczaj jest to jeden dokument dla wszystkich pracowników w zakładzie pracy lub dla danego działu. Wymienia się w nim imiona i nazwiska pracowników. Może być ona także zanonimizowana. Trzeba pamiętać, że nie powinna być udostępniona do publicznego wglądu dla osób postronnych, a jedynie na potrzeby współpracowników i innych uprawnionych osób.

Nie ma potrzeby, aby w liście obecności były uwzględniane inne informacje. Co więcej, nie jest to zasadne z punktu widzenia przepisów o ochronie danych osobowych. Pozostaje w sprzeczności z zasadami celowości i adekwatności przetwarzania danych osobowych. Dane wrażliwe, jakimi niewątpliwie mogą być informacje o przyczynach nieobecności pracownika w pracy w danym dniu (np. choroba i inne informacje o stanie zdrowia), nie powinny być udostępniane innym współpracownikom, nieupoważnionym do ich przetwarzania.