Wskazane wyżej cechy ustawodawca określił w art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy. Ponadto, zgodnie z treścią tego przepisu, z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności pieniężne, tj. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków. Zasady ich wypłaty pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie również do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż państwowe i samorządowe jednostki strefy budżetowej, jeżeli zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 kodeksu pracy).

Nie ulega wątpliwości, że podróż służbowa często wiąże się z dodatkowymi nakładami czasu pracownika. Do częstych należą sytuacje, w których pracownik musi odbyć podróż służbową w dniu rozkładowo wolnym od pracy. Czy taki dzień należy zaliczyć do czasu pracy pracownika?

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy (art. 128 § 1 kodeksu pracy). Kluczowe znaczenie dla interpretacji pojęcia „czas pracy” ma zwrot „pozostawanie w dyspozycji pracodawcy”. Przyjmuje się, iż w dyspozycji pracodawcy pozostaje pracownik, który wykonuje polecenia pracodawcy bądź – będąc zdolny do jej wykonywania – oczekuje na nie i chce je wykonywać.

Co do zasady czas podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy, jeżeli jest ona odbywana w harmonogramowych godzinach pracy pracownika. Natomiast w przypadku, gdy czas podróży służbowej przypada poza rozkładowymi godzinami pracy pracownika, czas jej trwania nie stanowi czasu pracy i nie przysługują za niego żadne świadczenia. W tym czasie pracownik nie pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04).

Na tej podstawie należy przyjąć, że czas dojazdu i powrotu z miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej zostanie zaliczony do czasu pracy jedynie w sytuacji, gdy w tym czasie pracownik świadczył pracę. W takim przypadku pracownikowi przysługiwać będzie czas wolny od pracy lub stosowne wynagrodzenie. W nadal aktualnym wyroku z dnia 4 kwietnia 1979 r., sygn. akt I PRN 30/79 Sąd Najwyższy uznał bowiem, iż: „W czasie podróży służbowej czas przejazdu pracownika do miejsca delegowania i z powrotem nie jest z reguły czasem pracy i dlatego za taki czas nie przysługuje pracownikowi dodatkowe wynagrodzenie. Są jednak przypadki, gdy uzasadnione jest wliczenie do czasu pracy czasu omawianego przejazdu, np. gdy w czasie pracy pracownik wykonuje czynności na rzecz zakładu pracy bądź, gdy praca wykonywana jest wyłącznie lub w przeważającej mierze poza siedzibą zakładu pracy. Wówczas może być uzasadnione wliczenie do czasu pracy krótkich przejazdów z zakładu pracy do miejsca wykonywania pracy i z powrotem oraz ewentualnie między miejscowościami, w których wykonywana jest praca”.