Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, na polecenie pracodawcy i w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania. Wszystkie te cechy muszą zostać spełnione łącznie. Brak którejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie świadczonej przez pracownika pracy jako podróży służbowej. Podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 roku, sygn. II PZP 11/08). Stanowi ona niejako odstępstwo od normalnych obowiązków pracownika.

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują należności pieniężne, tj. diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków. Zasady ich wypłaty pracownikom zatrudnionym w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przepisy rozporządzenia mają zastosowanie również do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców niż państwowe i samorządowe jednostki strefy budżetowej, jeżeli zasady wypłaty należności z tytułu podróży służbowej nie zostały określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę (art. 77⁵ § 3 kodeksu pracy).

Oddelegowanie ma miejsce w razie zmiany miejsca świadczenia pracy wskazanego w umowie o pracę. Zazwyczaj następuje ono w drodze zawartego przez strony stosunku pracy porozumienia zmieniającego. Zmiana może również zostać dokonana w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Z tytułu oddelegowania pracownikowi nie należą się żadne dodatkowe świadczenia. Jednakże obowiązujące w zakładzie pracy przepisy wewnątrzzakładowe, w szczególności układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, mogą przewidywać wypłatę oddelegowanemu pracownikowi stosownych świadczeń, np. odpowiednika diety czy zwrotu kosztów dojazdu.

Podsumowując w przypadku podróży służbowej nie dochodzi do zmiany miejsca świadczenia pracy określonego w umowie o pracę. Pracownik przebywający w podróży służbowej świadczy pracę poza siedzibą pracodawcy incydentalnie i tymczasowo. Inaczej niż w przypadku oddelegowania, kiedy to dochodzi do faktycznej i formalnej zmiany miejsca pracy. Taka zmiana nie wiąże się co do zasady z dodatkowymi świadczeniami dla pracownika. Natomiast z mocy prawa pracownik ma prawo do należności z tytułu przebywania w podróży służbowej.