Art. 94 pkt 9b kodeksu pracy przewiduje, że pracodawca jest obowiązany w szczególności przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Poufność oznacza konieczność zapewnienia przez pracodawcę, aby informacje zgromadzone w dokumentacji pracowniczej nie były udostępniane lub ujawniane nieuprawnionym osobom bądź podmiotom. Przez obowiązek zapewnienia integralności rozumieć należy powinność zabezpieczenia dokumentów przed ich zmianą lub zniszczeniem w sposób nieautoryzowany. Natomiast dostępność sprowadza się do obowiązku pracodawcy zapewnienia bycia osiągalnym i możliwym do wykorzystania na żądanie, w założonym czasie, przez uprawniony podmiot.

Wskazany w powyżej przywołanym przepisie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczy przede wszystkim osób zatrudnianych po 1 stycznia 2019 roku. Dokumenty za pracowników i zleceniobiorców zatrudnianych po tej dacie pracodawca ma obowiązek przechowywać nie dłużej, niż 10 lat. Płatnik może również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w latach 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku. W tym przypadku musi jednak spełnić dodatkowe ustawowe obowiązki. Przedsiębiorca w pierwszej kolejności powinien złożyć oświadczenie ZUS OSW, a następnie w ciągu roku od złożenia tego oświadczenia, przekazać do ZUS raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. Ustawa nie dopuszcza skrócenia okresu dla ubezpieczonych zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, nawet jeśli tytuł do ubezpieczeń trwa nadal po tej dacie. Okresu przechowywania dokumentacji nie mogą skrócić także pracodawcy zatrudniający osoby wykonujące pracę górniczą lub na stanowiskach równorzędnych z pracą górniczą – do niej zaliczanych, ale tylko w stosunku do tych osób. Za pozostałych pracowników mogą skorzystać ze skróconego okresu, pod warunkiem, że złożą ZUS OSW.

10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest uzależniony od daty wyrejestrowania z ubezpieczeń oraz w przypadku osób zatrudnionych w okresie 1 stycznia 1999 roku – 31 grudnia 2018 roku – daty złożenia oświadczenia ZUS OSW. Jeżeli stosunek pracy, bądź zawarta umowa zlecenia zakończyły się przed datą przekazania ZUS OSW, 10-letni okres przechowywanej dokumentacji należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ZUS RIA. Jeżeli jednak zatrudnienie lub umowa cywilnoprawna zakończą się po 1 stycznia 2019 roku, 10 letni okres należy liczyć od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik, czy zleceniobiorca zostali wyrejestrowani z ubezpieczeń w ZUS.

W przypadku, gdy nie ma podstaw do zastosowania 10-letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej to pracodawca jest zobowiązany przechowywać ją przez 50 lat.