Urlop wypoczynkowy powinien zostać udzielony w naturze w roku kalendarzowym, za który przysługuje. Jeśli to się nie uda to urlop staje się urlopem zaległym, który powinien zostać wykorzystany do końca września następnego roku kalendarzowego. Nawet jeśli pracownik nie wykorzysta go w tym terminie to nie traci do niego prawa. Wyjątkiem od zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze jest ustanie zatrudnienia, które powoduje brak możliwości wykorzystania urlopu, zgodnie z jego przeznaczeniem. W takim przypadku prawo do urlopu przekształca się w prawo do świadczenia pieniężnego – do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

Co do zasady rozpoczęcie biegu okresu przedawnienia wyznacza moment wymagalności danego roszczenia. W przypadku urlopu wypoczynkowego następuje z ostatnim dniem roku kalendarzowego, za który przysługuje urlop. Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli termin wykorzystania urlopu za dany rok uległ przesunięciu na następny rok kalendarzowy to granicznym terminem rozpoczęcia biegu przedawnienia jest ostatni dzień września roku następnego. Na tej podstawie należy przyjąć, że bieg przedawnienia prawa do urlopu za dany rok rozpoczyna się najpóźniej 30 września roku następnego.

Na marginesie warto dodać, że zgodnie z art. 293¹ kodeksu pracy: bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.