W wielu firmach zmiana stanowiska kojarzy się z awansem, rekrutacją wewnętrzną albo naturalnym rozwojem pracownika. Tymczasem w praktyce to właśnie brak informacji o wolnych stanowiskach potrafi wywołać największe napięcia, zwłaszcza gdy pracownicy dowiadują się o nowych możliwościach dopiero po fakcie, często z plotek lub mediów społecznościowych. W organizacjach, które szybko rosną lub tworzą nowe zespoły, dostęp do informacji o wakatach staje się realnym elementem równego traktowania. Dlatego ustawodawca wprowadził jasną zasadę: pracodawca ma obowiązek informować pracowników o wolnych stanowiskach, a pominięcie tego obowiązku może rodzić poważne konsekwencje.

Obowiązek informowania pracowników o wolnych stanowiskach pracy wynika wprost z art. 94² Kodeksu pracy. Pracodawca musi przekazywać pracownikom informacje o możliwości awansu, zatrudnienia na innym wolnym stanowisku, jeżeli takie stanowisko jest dostępne w zakładzie pracy albo zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy. Celem tej regulacji jest zapewnienie przejrzystości ścieżek rozwoju oraz przeciwdziałanie praktykom faworyzowania wybranych osób poprzez niejawne rekrutacje wewnętrzne.

Przepisy nie określają formy przekazywania informacji. Pracodawca może zrobić to w sposób przyjęty w organizacji: poprzez intranet, tablicę ogłoszeń, mailing, komunikator czy regularne komunikaty HR. Ważne jest jednak, aby informacja była dostępna dla wszystkich pracowników, a nie tylko dla wybranych grup. Pracodawca nie może ograniczać dostępu do ogłoszeń o wolnych stanowiskach, np. publikując je wyłącznie dla części działów lub tylko dla pracowników biurowych, jeśli stanowisko jest dostępne dla całej załogi.

Omawiany obowiązek informacyjny dotyczy zarówno stanowisk wyższych, jak i równorzędnych. Każda możliwość zmiany stanowiska, która może być istotna dla pracownika, powinna zostać zakomunikowana. Niedopełnienie tego obowiązku może być uznane za naruszenie zasad równego traktowania, zwłaszcza gdy pracodawca prowadzi rekrutację wewnętrzną w sposób niejawny lub kieruje ofertę tylko do wybranych osób. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do zarzutów dyskryminacji w zakresie dostępu do awansu.

Warto pamiętać, że obowiązek informowania nie oznacza obowiązku zatrudnienia pracownika na wolnym stanowisku. Pracodawca zachowuje swobodę wyboru kandydata. Jednak brak transparentności w procesie rekrutacji wewnętrznej może rodzić ryzyka prawne i organizacyjne. Dlatego jasna procedura publikowania ogłoszeń o wolnych stanowiskach, dostępna dla wszystkich pracowników, jest dziś standardem dobrej praktyki HR i elementem prawidłowej organizacji pracy.