Świadczenie urlopowe ma charakter roszczeniowy i pracownik nie musi występować do pracodawcy z wnioskiem o jego wypłatę.  Prawo do świadczenia urlopowego uzależnione jest wyłącznie od spełnienia przesłanek ustawowych. Pracodawca wypłaca świadczenie urlopowe raz w roku kalendarzowym. Warunkiem jego wypłaty jest korzystanie przez pracownika z urlopu wypoczynkowego przez co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Prawo do przedmiotowego świadczenia mają wyłącznie pracownicy w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, bez względu na rodzaj umowy o pracę, staż pracy i wymiar czasu pracy. Świadczenie to nie przysługuje natomiast osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia), a także byłym pracownikom, emerytom i rencistom.

Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4-6.

W analizowanym przez ZUS stanie faktycznym omawiany jest przedsiębiorca, który nie tworzy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale mimo to zamierza wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe ze środków obrotowych. Wysokość świadczenia ma nie przekraczać odpisu podstawowego, o którym mowa art. 3 ust. 4 wspomnianej ustawy. Przedsiębiorca wystąpił o analizę tego, czy omawiane świadczenie będzie zwolnione z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przepis ten wyłącza z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego.

ZUS w interpretacji indywidualnej z dnia 10 czerwca 2025 roku, sygn. DI/100000/43/448/2025, wskazał, że świadczenia urlopowe wypłacane na podstawie przepisów ustawy o ZFŚS nie podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek.