Odroczenie terminu płatności składek dotyczy tylko bieżących lub przyszłych składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych. Składki, których termin płatności już upłynął, mogą zostać objęte inną procedurą, jak na przykład rozłożenie zaległości na raty lub umorzenie należności. Co ważne, odroczone mogą zostać wyłącznie składki w części finansowanej przez płatnika. Jest on zobowiązany do terminowego uiszczania składek w części finansowanej przez ubezpieczonych za okres objęty wnioskiem.

Wniosek o odroczenie terminu płatności płatnik może złożyć najpóźniej w dniu, w którym upływa termin płatności składek. Może go dostarczyć osobiście do właściwego oddziału ZUS, wysłać pocztą lub skorzystać z platformy ePUAP, jeżeli posiada podpis kwalifikowany. Trzeba pamiętać, że samo złożenie wniosku nie jest tożsame z uzyskaniem takiej ulgi. Jeżeli wniosek nie zostanie uwzględniony, to płatnik jest zobowiązany do zapłaty należnych składek wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi do dnia zapłaty włącznie.

Taki wniosek powinien zawierać szczegółowe uzasadnienie, wskazujące na przyczyny braku możliwości terminowego uregulowania należności przez płatnika. Dodatkowo powinny zostać do niego załączone dokumenty potwierdzające opisaną sytuację finansową firmy, w tym jej bieżące możliwości płatnicze.

Co do zasady wnioski rozpatrywane są w terminie możliwie jak najkrótszym, co do zasady do dwóch miesięcy od dnia wpływu wniosku. Uwzględnienie wniosku pozwala na podpisanie w oddziale ZUS umowy, która precyzyjnie będzie określać warunki regulowania należności wobec ZUS w późniejszym terminie. Należy pamiętać, że po podpisaniu umowy o odroczenie terminu płatności składek płatnik nie jest zobowiązany do zapłaty odsetek za zwłokę, ale obciąża go tak zwana opłata prolongacyjna. Jej wysokość to 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Warto zwrócić uwagę, że można zakwestionować rozstrzygnięcie ZUS.  W tym celu należy złożyć pismo do placówki ZUS, która rozpatrywała sprawę w terminie 7 dni od dnia, otrzymania odpowiedzi na wniosek.

Jeżeli po podpisaniu umowy sytuacja finansowa płatnika zmieni się na tyle, że nie będzie możliwe utrzymanie warunków wynikających z umowy, to powinien on zwrócić się do ZUS o ich zmianę. Wniosek taki również musi być właściwie uzasadniony. Jeśli natomiast płatnik w ogóle nie wywiązuje się z zawartej umowy, to zostaje ona zerwana, a należność musi zostać zapłacona wraz z odsetkami. Jedynie w wyjątkowych sytuacjach możliwe jest złożenie wniosku o utrzymanie w mocy zawartej umowy odraczającej zapłatę składek.

Sam płatnik może także odstąpić od zawartej umowy. Ulegnie ona rozwiązaniu w dniu wskazanym przez niego w pisemnym wypowiedzeniu (najwcześniej w dniu złożenia w ZUS). W razie, gdy płatnik nie ureguluje swoich należności wobec ZUS dobrowolnie po odstąpieniu od umowy, to będą one dochodzone w postępowaniu egzekucyjnym.