Pracodawca jest administratorem danych osobowych swoich pracowników. Przetwarza dane pozyskane od pracowników, niezbędne do nawiązania stosunku pracy i wypełnienia związanych z tym obowiązków, a także inne, których przetwarzanie odbywa się w oparciu o zgodę pracownika. Wśród tych danych można wymienić informacje dotyczące niepełnosprawności pracownika. Nie ma bowiem ustawowego obowiązku przekazania pracodawcy tego rodzaju informacji. 

Ustawodawca przewidział dla pracowników niepełnosprawnych szereg szczególnych regulacji na gruncie prawa pracy, jak na przykład: dodatkowy urlop, dodatkowe przerwy, czy zakaz pracy w porze nocnej. Pracownik, który chciałby z nich skorzystać, musi legitymować się orzeczeniem o stopniu niepełnosprawności, a także poinformować pracodawcę o jego treści. Trzeba pamiętać, że jeżeli zdecyduje się to zrobić, to na pracodawcy ciążą szczególne obowiązki związane z przetwarzaniem tego rodzaju danych osobowych.

W kodeksie pracy ustawodawca przewidział katalog kategorii danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę od kandydata do pracy, a także na późniejszym etapie, w związku z podejmowaniem przez niego działań po zawarciu umowy o pracę. Zakres danych, które pracodawca może pozyskać od kandydata do pracy (niezależnie od tego czy jest on pełnosprawny, czy niepełnosprawny) obejmuje w dużym uproszczeniu dane identyfikacyjne (m.in. imię i nazwisko, data urodzenia oraz dane kontaktowe) oraz dane pozwalające na ustalenie kwalifikacji przyszłego pracownika i jego doświadczenia zawodowego (art. 22¹ § 1 kodeksu pracy).

Pracodawca nie może żądać od kandydata danych, które wykraczają poza zakres uzasadniony celem ich gromadzenia. Nie ma bowiem podstawy prawnej do ich przetwarzania. Ta może wystąpić, jeżeli na stanowisku, którego dotyczy rekrutacja, niezbędne są szerzej określone wymagania. Wtedy pracodawca może żądać przedłożenia dodatkowych dokumentów, informacji czy zaświadczeń o posiadaniu konkretnych uprawnień. Ponadto pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 22¹ § 4 kodeksu pracy).

Dane szczególnej kategorii stanowią informacje o stanie zdrowia pracownika. Co do zasady ich przetwarzanie przez pracodawcę jest zabronione, chyba że ten, kogo dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie albo przetwarzanie takich danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej. Na podstawie art. 2b ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych pracodawcy uzyskali prawo do przetwarzania danych osobowych dotyczących stanu zdrowia pracowników niepełnosprawnych. Zgodnie z treścią ust. 1 przywołanego artykułu „Pracodawca przetwarza dane osobowe, w tym dane o stanie zdrowia osób:

1. pozostających z nim w stosunku pracy oraz niepracujących byłych pracowników,

2. niepełnosprawnych wykonujących pracę nakładczą,

3. uczestniczących w procesie rekrutacji, odbywających szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe albo praktyki zawodowe lub absolwenckie,

4. należących do grup wymienionych w art. 5 [orzeczenie o niezdolności do pracy jako orzeczenie o stopniu niepełnosprawności] załącznika nr 1 do rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) (Dz. Urz. WE L 214 z 09.08.2008, str. 3, z późn. zm.) oraz do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1, z późn. zm.),

5. będących członkami rodzin pracowników i niepracujących byłych pracowników,

6. o których mowa w art. 21 [wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych] ust. 2c, i osób korzystających z usług jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 21 ust. 2e pkt 3

– dla celów określonych w ustawie.

Co ważne, zgodnie z art. 2b ust. 2 tej samej ustawy „Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne”.

Oczywiście również w przypadku informacji o niepełnosprawności pracownika pracodawca musi wypełniać wszelkie zasady i obowiązki o charakterze formalnym związane z prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych. W tym przypadku musi pamiętać o prawidłowym zabezpieczeniu tych danych, aby nie miały do nich dostępu osoby nieuprawnione (nieupoważnione do przetwarzania danych szczególnej kategorii).