Pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikowi obuwia i odzieży roboczej w ściśle określonych przypadkach. Nie może wtedy dopuścić pracownika do pracy bez odzieży i obuwia roboczego, jeżeli ich stosowanie zostało przewidziane przy wykonywaniu pracy na danym stanowisku.

Zgodnie z art. 237⁷ § 1 kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1. jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;

2. ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Przepisy nie precyzują konkretnych stanowisk czy rodzajów pracy, dla jakich pracodawca powinien przewidzieć stosowanie odzieży roboczej. Pracodawcy pozostawiono możliwość ustalenia stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 2 kodeksu pracy). Regulacja ta nie dotyczy jednak stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (por. art. 237⁷ § 3 kodeksu pracy).

W art. 237⁷ § 4 kodeksu pracy ustawodawca przewidział zobowiązanie pracodawcy do wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie przez niego z własnej odzieży roboczej i obuwia oraz ich pranie. Wysokość tego ekwiwalentu powinna uwzględniać aktualne ceny. Dla potwierdzenia wysokości wydatków poniesionych w tym celu przez pracownika powinien on przedstawić stosowne rachunki i faktury.

W omawianych okolicznościach może znaleźć zastosowanie zwolnienie od opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Niewątpliwie ekwiwalent za korzystanie z własnej odzieży i obuwia roboczego oraz za ich pranie przysługuje na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jest on wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli jest wypłacany zgodnie z przepisami prawa, a więc w tej sytuacji – uwzględnia koszty faktycznie poniesione przez pracownika. Jeżeli zatem kwoty otrzymane tytułem ekwiwalentu za korzystanie z własnej odzieży i obuwia roboczego oraz za ich pranie pokrywają rzeczywiście, faktycznie poniesione przez pracownika koszty, to tego rodzaju świadczenie korzysta ze zwolnienia od opodatkowania.