Pracodawca ma obowiązek gromadzić i przechowywać dokumentację związaną z nawiązanymi stosunkami pracy. Z przepisów wynika zarówno okres, przez który pracodawca jest zobowiązany ją przechowywać, ale także, w jaki sposób należy ją prowadzić, jakie dokumenty i w jakiej formie w niej zawrzeć. Podobne obowiązki, choć mniej rozbudowane, ustawodawca nakłada także na podmioty, które zawierają umowy zlecenia.

Podstawowym dokumentem potwierdzającym nawiązanie stosunku cywilnoprawnego jest niewątpliwie umowa. W przypadku umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług ustawodawca określił dodatkowe dokumenty, które także powinny być przechowywane.

Zostały one wskazane w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne(art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Zleceniodawca powinien archiwizować umowę oraz inny dokument, jeżeli sposób potwierdzenia liczby godzin wykonywania zlecenia lub świadczenia usług nie został określony w umowie. Ponadto przechowywane powinny być także dokumenty, z których wynika liczba godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Wszystkie dokumenty mogą być opracowane w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.

Wskazane dokumenty służą udokumentowaniu prawidłowości ustalenia wynagrodzenia należnego zleceniobiorcy oraz spełnienia warunków, o których mowa w art. 8a i 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Dotyczą one potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz zachowania minimalnej stawki godzinowej.