Ustawodawca przewiduje szereg dokumentów, które pracodawca ma obowiązek tworzyć w związku z istniejącymi stosunkami pracy. Harmonogram pracy nie ma jednak charakteru obligatoryjnego. Istnieją okoliczności, kiedy pracodawca nie musi opracowywać grafiku.

Pracodawca powinien planować czas pracy poszczególnych pracowników. Takie zobowiązanie wynika z przepisu art. 129 § 3 kodeksu pracy. Grafik winien zostać sporządzony w formie pisemnej lub elektronicznej i przekazany do wiadomości pracownika co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony. Przepisy nie określają formy, w jakiej powinno nastąpić przekazanie harmonogramu do wiadomości pracowników. Może to zatem nastąpić zarówno poprzez jego powieszenie w miejscu powszechnie dostępnym dla wszystkich pracowników, jak i poprzez wysłanie w formie wiadomości e-mail. Rozkład czasu pracy nie musi obejmować całości okresu rozliczeniowego. Ustawodawca dopuszcza bowiem sporządzenie go na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, ale nie na mniej niż na 1 miesiąc.

Nie zawsze pracodawca ma obowiązek tworzenia harmonogramu. W myśl art. 129 § 4 kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jeżeli:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kodeksu pracy albo z umowy o pracę;

2. w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z przepisów prawa pracy; w takim przypadku rozkład czasu pracy ustala pracownik;

3. na pisemny wniosek pracownika stosuje do niego rozkłady czasu pracy, o których mowa w art. 140¹ kodeksu pracy (ruchomy czas pracy);

4. na pisemny wniosek pracownika ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Wprowadzając możliwość odstąpienia od obowiązku tworzenia grafiku w sytuacji, gdy rozkład czasu pracy wynika z prawa pracy, obwieszczenia, o którym mowa w art. 150 § 1 kodeksu pracy, albo z umowy o pracę, ustawodawca miał na myśli sytuacje, w których kwestie dotyczące rozkładu czasu pracy znajdujące się w rzeczonych aktach zostały uregulowane bardzo szczegółowo lub praca wykonywana jest w tak mało zróżnicowanej formie, że na podstawie treści tych regulacji można ustalić rozkład czasu pracy poszczególnych pracowników.

W przypadku, gdy pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z przepisów prawa pracy, pracownik może – za zgodą pracodawcy – samodzielnie tworzyć grafik, według którego będzie pracował. Przy czym porozumienie powinno uwzględniać normy czasu pracy określone w art. 129 § 3 kodeksu pracy, tj. 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Porozumienie może polegać na przykład na ustaleniu, iż pracownik samodzielnie decydować będzie o godzinach lub dniach pracy.

Możliwość odstąpienia od tworzenia harmonogramu na podstawie art. 129 § 4 pkt 3 kodeksu pracy ma miejsce w przypadku wprowadzenia ruchomego czasu pracy. Podstawą stosowania ruchomego czasu pracy może być: układ zbiorowy pracy lub porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi, porozumienie z przedstawicielami pracowników albo wniosek pracownika.