Zawarcie ugody przed sądem pracy to dla wielu firm najszybszy sposób na zakończenie sporu z pracownikiem. Wokół finansowych skutków takich porozumień narósł jednak poważny mit. Powszechnie uważa się, że każda kwota wypłacona na mocy ugody sądowej jest automatycznie wolna od podatku dochodowego. W rzeczywistości urzędy skarbowe rygorystycznie weryfikują treść takich dokumentów. O tym, czy od wypłaconych środków należy pobrać zaliczkę na podatek, decyduje realny charakter świadczenia, a nie sama nazwa dokumentu.

Art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadza zwolnienie przedmiotowe dla odszkodowań, ale stawia twardy warunek: ich wysokość lub zasady ustalania muszą wynikać bezpośrednio z przepisów prawa pracy. W praktyce oznacza to, że zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych zadziała tylko wtedy, gdy ugoda rekompensuje realną szkodę, jaką poniósł pracownik. Ponadto w pkt 3b tego samego artykułu ustawodawca zastrzegł, że ze zwolnienia od opodatkowania korzystają także inne odszkodowania lub zadośćuczynienia otrzymane na podstawie wyroku lub ugody sądowej do wysokości określonej w tym wyroku lub tej ugodzie, z wyjątkiem odszkodowań lub zadośćuczynień:

a. otrzymanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,

b. dotyczących korzyści, które podatnik mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono.

Warto zwrócić uwagę, że Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej konsekwentnie twierdzi, że odszkodowanie za niezgodne z prawem zwolnienie z pracy, jeśli zostanie wypłacone na mocy ugody, a nie wyroku, rekompensuje jedynie utracone wynagrodzenie (czyli wspomniane wyżej korzyści, których podatnik nie osiągnął). W efekcie urzędy skarbowe masowo nakazują opodatkowywać takie świadczenia. Takie stanowisko jest jednak kwestionowane przez sądy administracyjne.

Administracja skarbowa weryfikuje ugodę pod kątem tego, czy wypłata ma charakter naprawienia szkody, czy w rzeczywistości stanowi jedynie zaległe wynagrodzenie. Zgodnie z jednolitą linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zwolnienie podatkowe nie znajdzie zastosowania, jeśli kwota wskazana w ugodzie dotyczy:

• zaległego wynagrodzenia zasadniczego lub premii,
• wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych,
• ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• odprawy emerytalnej, rentowej lub ekonomicznej.

Wszystkie te świadczenia, nawet jeśli ich wypłata została zatwierdzona przez sąd w ugodzie, na gruncie prawa podatkowego stanowią przychód ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Pracodawca jako płatnik ma bezwzględny obowiązek pobrać od nich zaliczkę na podatek.

Aby uchronić firmę przed zarzutem nienależytego pobrania podatku, treść ugody sądowej musi być precyzyjna. Najczęstszym błędem jest wpisywanie ogólnych sformułowań, np. że pracodawca zobowiązuje się wypłacić określoną kwotę tytułem łącznego zaspokojenia wszelkich roszczeń pracownika. Jeśli z akt sprawy wynika, że pracownik żądał przed sądem zarówno odszkodowania, jak i zaległych nadgodzin, a ugoda podaje jedną globalną kwotę, organy skarbowe mogą dążyć do opodatkowania całej sumy. W treści ugody należy wyraźnie rozbić kwotę na poszczególne tytuły i wskazać, jaka część stanowi twarde odszkodowanie zwolnione z podatku dochodowego, a jaka jest opodatkowanym przychodem ze stosunku pracy.