Wypowiedzenie zmieniające bywa mylnie postrzegane jako propozycja, na którą pracownik musi jakoś zareagować, żeby cokolwiek się stało. W rzeczywistości mechanizm działa dokładnie odwrotnie: to bierność pracownika prowadzi do zmiany treści umowy, a aktywne działanie może doprowadzić do jej rozwiązania.

Zgodnie z art. 42 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę. To nie jest domniemanie, które można obalić. To fikcja prawna. Milczenie pracownika równa się akceptacji nowych warunków pracy lub płacy, niezależnie od tego, co pracownik faktycznie myślał czy zamierzał. Dopiero wyraźne oświadczenie o odmowie, złożone w terminie, prowadzi do odwrotnego skutku — umowa rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia, a wypowiedzenie zmieniające przekształca się w zwykłe wypowiedzenie definitywne.

Wskazany wyżej termin liczy się od dnia skutecznego złożenia pracownikowi oświadczenia o wypowiedzeniu zmieniającym do końcowej daty całego okresu wypowiedzenia, czyli tej, która zgodnie z art. 30 § 2¹ Kodeksu pracy przypada odpowiednio w sobotę (przy okresach liczonych w tygodniach) lub w ostatnim dniu miesiąca (przy okresach liczonych w miesiącach). Połowę wyznacza się w ramach tak ustalonego przedziału, a dnia złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu nie wlicza się do biegu terminu.

Trzeba pamiętać, że pismo wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie o terminie i skutkach milczenia. Jeżeli pracodawca tego pouczenia nie zamieści, to pracownik zyskuje wówczas prawo do złożenia oświadczenia o odmowie aż do końca całego okresu wypowiedzenia, a nie tylko do jego połowy. Takie zaniedbanie może mieć poważne konsekwencje dla pracodawcy. Wypowiedzenie zmieniające powinno też zawierać pouczenie o prawie odwołania się do sądu pracy na podstawie odpowiednio stosowanego art. 30 § 5 Kodeksu pracy. Jego brak nie powoduje nieważności samego wypowiedzenia, ale stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu warunków pracy i płacy, a dodatkowo może usprawiedliwiać przekroczenie przez pracownika 21-dniowego terminu na wniesienie odwołania, liczonego zgodnie z art. 264 § 1 Kodeksu pracy.

Skoro mechanizm działa automatycznie, warto pilnować kalendarza i odnotować datę upływu połowy okresu wypowiedzenia od razu przy wręczeniu dokumentu. Z punktu widzenia pracownika istotne jest z kolei to, by ewentualne oświadczenie o odmowie miało formę, którą da się później wykazać, np. pisma złożonego za potwierdzeniem odbioru albo wysłanego listem poleconym, a nie np. ustna rozmowa z przełożonym, którą w razie sporu trudno byłoby udowodnić.