Świadectwo pracy bywa traktowane jako formalność zamykająca zatrudnienie pracownika, tymczasem jego treść ma bezpośredni wpływ na uprawnienia, które ten pracownik będzie miał u kolejnego pracodawcy — od wymiaru urlopu przez limit płatnego zwolnienia lekarskiego po prawo do emerytury. Zakres obowiązkowej treści określa art. 97 § 2 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

Świadectwo musi wskazywać okres lub okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach, rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz pełnione funkcje. Konieczne jest też podanie trybu i podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy albo podstawy prawnej jego wygaśnięcia, a przy wypowiedzeniu należy wskazać stronę, która je złożyła, z powołaniem konkretnego artykułu Kodeksu pracy.

W zakresie wykorzystanych uprawnień pracowniczych świadectwo powinno zawierać informacje o:

• wykorzystanym urlopie wypoczynkowym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
• wykorzystanym urlopie rodzicielskim, ojcowskim i wychowawczym,
• wykorzystanym urlopie opiekuńczym oraz zwolnieniu od pracy z powodu działania siły wyższej, czyli instytucjach wprowadzonych nowelizacją z 2023 roku,
• liczbie dni wykorzystanych na pracę zdalną okazjonalną w danym roku kalendarzowym,
• liczbie dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 Kodeksu pracy — to dane kluczowe dla kolejnego pracodawcy, bo od nich zależy, ile dni limitu 33 (lub 14 dla pracowników po 50. roku życia) pozostało do wykorzystania w danym roku.

Pominięcie któregokolwiek z tych elementów nie jest tylko brakiem kosmetycznym. Prowadzi wprost do błędnego naliczenia uprawnień przez nowego pracodawcę, np. przyznania pełnego limitu wynagrodzenia chorobowego pracownikowi, który w części już go wykorzystał u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku.

Świadectwo powinno też zawierać dane o okresach nieskładkowych przypadających w czasie zatrudnienia, informację o zajęciu wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym (jeśli takie zajęcie miało miejsce), a także — jeżeli pracownik korzystał w tym czasie ze szczególnej ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 186⁸ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy — okres, w którym ta ochrona obowiązywała. Dokument uwzględnia również inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, np. dotyczące okresu odbywania służby wojskowej.

Informacja o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach nie jest elementem obowiązkowym. Pracodawca zamieszcza ją wyłącznie na wyraźny wniosek pracownika w treści wydanego świadectwa pracy.

Świadectwo pracy sporządzone niedbale — z pominiętymi datami wykorzystania poszczególnych urlopów czy dni wynagrodzenia chorobowego — przenosi problem na kolejnego pracodawcę, który nie ma możliwości samodzielnej weryfikacji tych danych inaczej niż poprzez kontakt z poprzednim pracodawcą. Warto więc traktować ten dokument nie jako formalność zamykającą sprawę, lecz jako źródło danych, z którego będzie korzystał ktoś inny. To on poniesie konsekwencje błędu, którego sam nie popełnił. Pomocą przy kompletowaniu wszystkich wymaganych elementów może służyć wzór świadectwa pracy stanowiący załącznik do rozporządzenia. Jego stosowanie nie jest obowiązkowe, ale pozwala ograniczyć ryzyko pominięcia którejś z niezbędnych informacji.