Urlop wypoczynkowy co do zasady udzielany jest w terminie uzgodnionym z pracownikiem — zgodnie z planem urlopów lub po indywidualnym porozumieniu. Przepisy przewidują jednak dwa wyjątki, w których pracodawca może jednostronnie zdecydować o terminie urlopu, bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika.

Pierwszy wyjątek jest jednoznaczny. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy pracodawca może wysłać pracownika na urlop wypoczynkowy — zarówno bieżący, jak i zaległy — w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, bez wniosku i bez zgody pracownika. Pracownik ma obowiązek podporządkować się tej decyzji.

Drugi wyjątek dotyczy urlopu zaległego i jest bardziej złożony. Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w poprzednim roku kalendarzowym pracodawca musi udzielić pracownikowi najpóźniej do 30 września roku następnego. Pytanie, czy może to zrobić bez zgody pracownika, przez lata budziło rozbieżności.

Sąd Najwyższy w wielu wyrokach — m.in. z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07) — potwierdził, że pracodawca może jednostronnie udzielić zaległego urlopu, a pracownik ma obowiązek temu poleceniu się podporządkować. Gdyby przyjąć, że udzielenie urlopu zaległego zawsze wymaga zgody pracownika, termin z art. 168 Kodeksu pracy stałby się w praktyce niewykonalny. Odmienne stanowisko zajmowała przez lata Państwowa Inspekcja Pracy, uznając, że nawet przy urlopie zaległym wymagane jest porozumienie z pracownikiem — jednak dominującym poglądem w orzecznictwie pozostaje uprawnienie pracodawcy do jednostronnego wyznaczenia terminu. Dla zabezpieczenia swoich interesów pracodawca powinien być w stanie wykazać, że podejmował próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem. Dopiero konsekwentna odmowa współpracy ze strony pracownika uzasadnia skorzystanie z uprawnienia do jednostronnego skierowania go na urlop.

Poza dwoma opisanymi wyjątkami pracodawca nie może jednostronnie narzucić terminu urlopu. Takie uprawnienie pracodawcy to ostateczność — przepisy preferują rozwiązania oparte na porozumieniu, a jednostronna decyzja powinna być poprzedzona rzeczywistymi próbami uzgodnienia terminu.