Monitoring wizyjny stał się powszechnym narzędziem stosowanym przez pracodawców, którzy chcą zwiększyć bezpieczeństwo oraz kontrolować przebieg procesów w firmie. Kamery mają pomagać w ochronie mienia, zapobieganiu nadużyciom i szybkim reagowaniu na sytuacje kryzysowe. Jednocześnie ich obecność rodzi pytania o granice prywatności pracowników i odpowiedzialne korzystanie z technologii.

Przepisy regulujące zasady korzystania z monitoringu wizyjnego w miejscu pracy zostały dodane do Kodeksu pracy jako skutek wdrożenia do polskiego porządku prawnego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO). Zgodnie z art. 22² § 1, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Wskazany katalog okoliczności uzasadniających wprowadzenie monitoringu wizyjnego ma charakter zamknięty. Oznacza to, że inne powody nie dają pracodawcy możliwości wprowadzenia monitoringu.

Zgodnie z omawianą regulacją pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Może to uczynić w sposób przyjęty w danym zakładzie. Dodatkowo w aktach prawa wewnętrznego – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy – muszą zostać określone cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego. Niezależnie od tego, pracodawca jest zobowiązany do przekazania na piśmie informacji w tym zakresie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych (komunikatów), nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Co do zasady, monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nie może także dotyczyć pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu zastosowania monitoringu i nie będzie naruszało godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22² § 2 Kodeksu pracy).

Pracodawca musi pamiętać, że nagrania obrazu może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Termin ten może ulec przedłużeniu, jeśli nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą taki dowód stanowić. W takiej sytuacji pracodawca może posługiwać się takimi nagraniami najpóźniej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, po czym powinien je zniszczyć.

Warto zwrócić uwagę, że kodeksowy monitoring odnosi się wyłącznie do rejestracji obrazu. Wobec tego brak jest podstaw do jednoczesnego nagrywania dźwięku. Rejestrowanie rozmów pracowników lub kontrahentów mogłoby zostać uznane, z dużą dozą prawdopodobieństwa, za naruszenie ich prywatności, a także za nadmierne i nieuzasadnione przetwarzanie danych.