Obowiązkiem pracodawcy jest wyposażenie pracownika we wszelkie narzędzia i sprzęty niezbędne do wykonywania jego zadań służbowych. Pracownik może dysponować własnym sprzętem, który mógłby wykorzystywać w pracy, jednak nie musi tego robić. Jeśli jednak obie strony stosunku pracy podejmą taką decyzję, to pracownikowi może przysługiwać dodatkowe świadczenie pieniężne.

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być określona w aktach wewnętrznych pracodawcy.  Zazwyczaj ustala się go w oparciu o średnie ceny rynkowe urządzeń lub sprzętu wymaganych do wykonywania zadań służbowych. Na ogół jest on taki sam dla wszystkich pracowników.

Takie świadczenie stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, jednak korzysta ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z treścią przywołanego przepisu, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Warunkiem zwolnienia jest to, aby używane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy narzędzia, materiały i sprzęty stanowiły własność pracownika. Okoliczność ta powinna zostać potwierdzona i możliwa do udowodnienia. Warto pamiętać, że nie jest dostatecznym dowodem złożenie przez pracownika oświadczenia w tym zakresie. Ponadto narzędzia, materiały lub sprzęty muszą być rzeczywiście wykorzystywane przy wykonywaniu pracy przez pracownika. Ta okoliczność również powinna zostać potwierdzona odpowiednimi dowodami. Dowody te powinny jednoznacznie wykazywać, że przy wykonywaniu pracy pracownik korzystał z własnych narzędzi, materiałów lub sprzętów.

Trzeba pamiętać, że ekwiwalent powinien stanowić rekompensatę używania przez pracownika własnego sprzętu, narzędzi i materiałów do wykonania obowiązków służbowych. Jego wartość powinna odpowiadać rzeczywistemu zużyciu. W związku z tym pracodawca ustalając wysokość ekwiwalentu powinien uwzględnić całokształt okoliczności towarzyszących świadczeniu przez pracownika pracy. W szczególności liczbę roboczogodzin używania danego sprzętu i normy zużycia używanych narzędzi. Podkreślić należy, że z przedmiotowego zwolnienia korzysta wyłącznie ekwiwalent pieniężny, czyli ekwiwalent o charakterze niepieniężnym będzie musiał zostać opodatkowany.