Regulamin wynagradzania jest aktem określającym warunki wynagradzania pracowników. Można w nim ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania. Ustanawia go pracodawca, jednak w przypadku, gdy działa u niego organizacja związkowa, to jest on zobowiązany uzgodnić z nią jego treść.

Zgodnie z art. 77² § 1 i następne kodeksu pracy, regulamin wynagradzania ustala:

• obligatoryjnie pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy;
• fakultatywnie pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy;
• obligatoryjnie na wniosek zakładowej organizacji związkowej, pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy.

Z powyższego wynika, że obowiązek przygotowania regulaminu pracy obciąża pracodawcę. Tylko w przypadku objęcia pracodawcy zakresem działania zakładowej organizacji związkowej jest on obowiązany do uzgodnień z tym przedstawicielstwem pracowniczym (art. 77² § 4 kodeksu pracy).

Obowiązek pracodawcy odbycia konsultacji z organizacją związkową nie budzi wątpliwości, jeżeli u pracodawcy działa tylko jedna organizacja związkowa. Bez uzgodnienia z nią regulamin nie może wejść w życie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 349/03). W przepisach kodeksu pracy brakuje jednak regulacji określających zasady prowadzenia uzgodnień w przypadku, gdy u pracodawcy działa kilka organizacji związkowych. Dlatego w takiej sytuacji należy odwołać się do art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Ustawodawca określił, że w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z zakładowymi organizacjami związkowymi organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez wyłonioną do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe.

W przypadku, gdy w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania organizacje związkowe albo organizacje związkowe reprezentatywne w rozumieniu art. 25³ ustawy o związkach zawodowych nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni, decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych (art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych). Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 kodeksu pracy). „Jeżeli regulamin wynagradzania nie został ustalony na piśmie i nie został podany do wiadomości pracowników, to nie obowiązuje jako akt prawny (nie został ustalony, nie wchodzi w życie). Nie jest to problem formy czynności prawnej, lecz problem procesu stanowienia prawa pracy” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2004 r., sygn. akt I PK 569/03