Pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze 20 albo 26 dni z dniem 1 stycznia każdego kolejnego roku pozostawania w zatrudnieniu. Co do zasady, nieobecność pracownika w pracy nie powoduje obniżenia wymiaru urlopu. Jednak niektóre przyczyny nieobecności pracownika w pracy, trwające dłużej niż miesiąc, skutkują proporcjonalnym obniżeniem przywołanego wymiaru.

Na podstawie art. 155² § ust. 1 kodeksu pracy trzeba przyjąć, że pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego) albo w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (jeżeli jest on krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego) jeżeli powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie:

1. urlopu bezpłatnego;

2. urlopu wychowawczego;

3. odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, służby przygotowawczej, okresowej służby wojskowej, terytorialnej służby wojskowej pełnionej rotacyjnie, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych;

4. tymczasowego aresztowania;

5. odbywania kary pozbawienia wolności;

6. nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Zgodnie z § 2 art. 155² kodeksu pracy: „Jeżeli okres, o którym mowa w § 1 pkt 1 i 3-6, przypada po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu pracownika powracającego do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze”.

Z powyżej przywołanych przepisów wynika, że ustawodawca rozróżnia dwie sytuacje. Pierwsza, w której pracownik, po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego, korzysta z urlopu bezpłatnego (albo jest nieobecny w pracy z innego ww. powodu) w wymiarze co najmniej jednego miesiąca (30 dni), a następnie wraca w tym samym roku kalendarzowym do pracy u tego samego pracodawcy. Wówczas jego wymiar urlopu wypoczynkowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu.

Druga sytuacja, choć tożsama w skutkach, występuje wtedy, gdy pracownik mający prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego, korzysta z urlopu bezpłatnego (albo jest nieobecny w pracy z innego ww. powodu) na przełomie roku, na przykład w okresie od listopada danego roku do marca następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego z dniem 1 stycznia. Wówczas pracownik będzie miał prawo do urlopu wypoczynkowego w roku, w którym wraca do pracy, w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym.

W pierwszym przypadku urlop wypoczynkowy został pomniejszony w oparciu o art. 155² § 2 kodeksu pracy, natomiast w drugim przykładzie wymiar urlopu wypoczynkowego zostanie obniżony proporcjonalnie zgodnie z art. 155² § 1 w zw. z art. 155¹ § 1 pkt 2 kodeksu pracy.

„Na podstawie art. 155² nie jest możliwe obniżenie wymiaru urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik rozpoczyna korzystanie z urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy, np. okresu odbywania zasadniczej służby wojskowej. Redukcji ulega urlop wypoczynkowy wyłącznie za rok kalendarzowy, w którym pracownik podjął pracę po powrocie z urlopu bezpłatnego lub innego okresu niewykonywania pracy. W przypadku gdy pracownik przed urlopem bezpłatnym wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy albo jego część w wyższym wymiarze niż przysługujący mu zgodnie z art. 155² § 2, pracodawca nie może zmusić pracownika do rozliczenia wykorzystanego urlopu wypoczynkowego ani też potrącić „niesłusznie” wykorzystany urlop z urlopu należnego w następnym roku kalendarzowym” (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak).