Pracownicy mogą ponosić podczas podróży służbowej przeróżne koszty. Część z nich może być przewidziana z góry, inne mogą być nagłe i niespodziewane. Pracodawca może powierzyć pracownikowi środki na ich pokrycie jeszcze przed wyjazdem, może także zwrócić mu je dopiero po jego powrocie. Jeśli wydatki były ponoszone w obcych walutach, to w konieczne może być przeliczenie ich na złotówki.

W art. 77⁵ § 1 kodeksu pracy ustawodawca przewidział, ze pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z powyższego wynika, iż dla uznania wyjazdu za podróż służbową konieczne jest spełnienie łącznie trzech warunków:

• podstawę wyjazdu stanowi polecenie pracodawcy;
• w trakcie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe;
• zadanie służbowe wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Do pracowników sfery budżetowej zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Określają one wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży odbywanej poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków. Natomiast dla pozostałych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej ustala się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Co ważne, postanowienia aktów wewnętrznych nie mogą określać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracowników sfery budżetowej w przywołanym rozporządzeniu. Jeżeli natomiast wewnątrzzakładowe regulacje nie przewidują przedmiotowych postanowień, to pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów tego rozporządzenia.

Problematyczną kwestią jest niewątpliwie uwzględnienie prawidłowego kursu danej waluty na potrzeby rozliczenia podróży i zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego wydatków. Zgodnie z § 20 ust. 1 wskazanego wyżej rozporządzenia pracownikowi przysługuje w takiej sytuacji zaliczka w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki (§ 20 ust. 2 wskazanego wyżej rozporządzenia).

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Ustawodawca niestety nie precyzuje, o jaki kurs chodzi. Pomocniczo odnosząc się do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można w tej sytuacji zastosować kurs średni Narodowego Banku Polskiego z dnia poprzedzającego dzień dokonywania rozliczenia.

Podsumowując, jeżeli to pracodawca dokonał wymiany waluty i wypłacił pracownikowi zaliczkę bądź zwrócił mu koszty w walucie obcej, a także wtedy, gdy pracownik przedstawi dokumenty potwierdzające daty dokonania transakcji (wymiany waluty, płatności kartą, wypłaty z bankomatu), to prawidłowe rozliczenie z pracownikiem nie powinno budzić wątpliwości. Dopiero w sytuacji, gdy pracownik nie udokumentuje terminów poniesienia kosztów, a także kursów, według których zostały te transakcje przeliczone, to pracodawca powinien zastosować średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dokonanie rozliczenia.