Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych to fundusz, w którym zgromadzone są środki na finansowanie działalności socjalnej. Mogą z niego korzystać pracownicy i ich rodziny, byli pracownicy, w tym emeryci i renciści i ich rodziny, a także inne osoby wskazane przez pracodawcę. Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą pracodawcy, którzy według stanu na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy, którzy zatrudniają według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Zaś pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

W ostatnim z wymienionych powyżej przypadków pracodawca ma bezwzględny obowiązek utworzenia funduszu. Oznacza to, że pracodawca nie może się od niego uwolnić. Natomiast w pierwszym przypadku, w którym – co do zasady – pracodawca powinien utworzyć fundusz obligatoryjnie, możliwe jest zwolnienie z tego obowiązku. Jeżeli pracodawca chciałby skorzystać z tej możliwości, musi:

• podjąć rozmowy z zakładową organizacją związkową, a jeżeli w zakładzie nie ma takiej organizacji to z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (ustawodawca nie sprecyzował jak dokonać wyboru, należy więc wypracować procedurę wewnętrzną),
• sporządzić protokół dodatkowy do układu zbiorowego pracy zawierający postanowienie o nietworzeniu Funduszu; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem musi – sporządzić dokument zmieniający treść regulaminu wynagradzania w omawiany zakresie (tzw. aneks),
• złożyć do organu rejestrowego wniosek o rejestrację protokołu dodatkowego; a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem, zobowiązany jest podać do wiadomości pracowników wprowadzane zmiany do regulaminu wynagradzania, np. przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń.

Stosując odpowiednio art. 241¹² kodeksu pracy należy stwierdzić, że zmiany do układu wchodzą w życie w terminie w nim określonym, nie wcześniej jednak niż z dniem zarejestrowania. Natomiast zmiany do regulaminu wynagradzania wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 77² § 6 kodeksu pracy).