Przepisy prawa nie regulują zasad wydawania pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu. Jedyny wyjątek stanowi art. 125 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Rzeczony przepis nakłada na pracodawcę obowiązek wydania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Rzeczone zaświadczenie przyjmuje postać druku ZUS RP-7 i stanowi podstawę do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Druk ZUS RP-7 nie będzie jednak przydatny, np. w razie ubiegania się przez pracownika o kredyt w banku lub o świadczenia z pomocy społecznej.

Nie istnieje ogólny wzór takiego zaświadczenia. Zazwyczaj w jego treści powinny znaleźć się informacje o osobie pracownika, dane pracodawcy, rodzaj umowy, stanowisko, które pracownik zajmuje, okres zatrudnienia lub data rozpoczęcia pracy, a jeśli jest to wymagane także informacje o wynagrodzeniu.

Warto zastanowić się, czy pracodawca ma obowiązek wystawić takie zaświadczenie na każde żądanie pracownika, czy może limitować ich dostępność.

Co do zasady należy przyjąć, że obowiązek pracodawcy wydania pracownikowi zaświadczenia o zatrudnieniu upatrywać należy w powinności pracodawcy odnoszącej się do troski o dobro pracownika. Żaden przepis prawa nie narzuca pracownikowi obowiązku w omawianym zakresie. Jednak w doktrynie dominuje stanowisko, że należy go wywodzić z podstawowych reguł rządzących prawem pracy, wyrażonych w kodeksie pracy. Naruszenie przez pracodawcę zasad współżycia społecznego stanowi czyn niedozwolony w rozumieniu art. 415 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Takie stanowisko wynika z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 11 czerwca 2003 roku, sygn. akt I PK 273/02.

Jednak powyższe odnosi się jedynie do informacji mających istotne znaczenie dla sytuacji pracownika i dla realizacji jego potrzeb – oczywiście w granicach rozsądku i prawa. Wśród udostępnianych informacji nie mogą znaleźć się dane, które są objęte tajemnicą lub zakaz ich udostępniania wynika z przepisów.