W art. 172 kodeksu pracy ustawodawca określił zasady ustalenia wysokości wynagrodzenia za czas urlopu. Zgodnie z jego treścią: „za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.”

„Szczegółowe wytyczne w zakresie naliczenia wynagrodzenia za czas urlopu zawarte są w § 6-13 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z § 6, podstawę wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy (tj. wynagrodzenie zasadnicze, bez względu na rodzaj tego wynagrodzenia, premie, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, inne dodatki, np. funkcyjny, za staż pracy, za znajomość języków, za pracę w warunkach szkodliwych lub uciążliwych dla zdrowia, pracę w nocy lub zmianową, deputaty).” (Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak). Warunkiem ich uwzględnienia w wynagrodzeniu urlopowym jest to, by miały charakter świadczeń stale się powtarzających. Rozporządzenie urlopowe nie wymienia jednak expressis verbis tych składników, lecz wskazuje zamknięty katalog tych, które nie są uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Należą do nich:

• jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie (np. wynagrodzenia za projekt racjonalizatorski),
• wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju w pracy,
• gratyfikacje (nagrody jubileuszowe),
• wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
• wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
• nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
• wynagrodzenie i odszkodowanie przysługujące w razie rozwiązania stosunku pracy.

„Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. W celu uwzględnienia tzw. składników zmiennych przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc (np. kwot comiesięcznej premii regulaminowej) oblicza się tzw. podstawę wymiaru. Przy jej ustalaniu bierze się pod uwagę składniki zmienne w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadku znacznego wahania wysokości tych składników – w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Następnie ustaloną w ten sposób podstawę wymiaru dzieli się przez liczbę dni, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Obliczoną stawkę dobową mnoży się przez liczbę dni pracy, jakie by pracownik przepracował w czasie urlopu wypoczynkowego w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdy w tym czasie nie korzystał z urlopu. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż miesiąc (np. kwartalne premie regulaminowe) wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.” (Kodeks pracy. Regulacje Covid-19 w prawie pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk).

Należy zaznaczyć, że do ustalenia wynagrodzenia urlopowego przyjmuje się wynagrodzenie i inne świadczenia tylko z tego stosunku pracy, z którego pracownik nabył prawo do urlopu. Ma to istotne znaczenie w sytuacji pozostawania z danym pracodawcą jednocześnie w więcej niż jednym stosunku pracy, a także w razie kontynuacji zatrudnienia na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą.

Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwały składniki zmienne, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwały takie składniki. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał składniki zmienne za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany (§ 11 wskazanego wyżej rozporządzenia).