Zgodnie z § 3 przywołanego rozporządzenia pracodawca zapewnia posiłki pracownikom wykonującym prace:

1. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet,
2. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C,
3. związane z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, wykonywane na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca,
4. pod ziemią,
5. przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Pracownik powinien otrzymać posiłek w formie jednego dania gorącego i zawierać około 50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów, 15% białek, a także posiadać wartość kaloryczną około 1000 kcal. Posiłki należy wydawać pracownikom w dniach wykonywania prac uzasadniających ich wydawanie, w czasie regulaminowych przerw w pracy, w zasadzie po 3-4 godzinach pracy (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia).

Warto zwrócić uwagę, że pracodawca może także zapewnić pracownikom możliwość spożycia posiłku w czasie pracy w inny sposób niż wydanie jednego dania gorącego, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie. Może to zrobić w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie lub bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.

Pracodawca powinien określić w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca po uzyskaniu opinii przedstawicieli pracowników:

• stanowiska pracy, na których zatrudnieni pracownicy powinni otrzymywać posiłki i napoje,
• szczegółowe zasady ich wydawania,
• warunki uzasadniające zapewnienie posiłków.